Administratieve vereenvoudiging

Wat is administratieve vereenvoudiging?

Als overheidsinstelling is het voor Iriscare belangrijk om de administratieve stappen voor zijn partners en de sociaal verzekerden te vergemakkelijken en te beperken.

Wat houdt dit concreet in?

• de formaliteiten die ze moeten vervullen zoveel mogelijk beperken;
• alle administratieve formaliteiten snel, goedkoop en gemakkelijk uitvoerbaar maken;
• de doeltreffendheid en betrouwbaarheid van de administratie verbeteren door zich te richten op de gebruikers van de diensten.

Hoe doen we dit?

• de processen en procedures herbekijken;
• de regelgeving en formulieren vereenvoudigen;
• digitale technologie inzetten (e-government);
• de informatie op een transparante manier meedelen aan de partners en de sociaal verzekerden.

Lopende projecten

Er zijn verschillende projecten opgestart om het eenvoudiger te maken voor de sociaal verzekerden, de partners en de diensten. Deze projecten worden opgevolgd in het meer globale kader van het projectmanagement (PMO) en worden uitgevoerd volgens de methodologie die is uitgewerkt voor alle projecten van Iriscare.

PJI19 Contractbeheer

Doelstelling:

• Optimalisatie en centralisatie beheer overheidscontracten van de verschillende diensten met automatische meldingen voor de aflopende of de te verlengen contracten.

Voordelen betrokken diensten

• Efficiënter beheer en tijdswinst voor de medewerkers bij de uitvoering van de contracten.

Verwachte einddatum van het project: juni 2025

PJG151 – Single Digital Gateway

Meer informatie over Single digital gateway

Doelstellingen:

• de Europese regelgeving naleven;
• de instellingen, die erkend zijn door de GGC (Iriscare en de Diensten van het Verenigd College), de mogelijkheid bieden om vergunnings- of erkenningsaanvragen digitaal in te dienen via het Irisbox-portaal en op de hoogte te blijven van de voortgang van hun aanvraag;
• de administratieve vereenvoudiging en uitwisseling van vereiste documenten bevorderen;
• veilig documenten uitwisselen;
• procedures en documenten standaardiseren en uniformiseren;
• de werklast voor de erkenningsaanvragen verminderen.

Voordelen voor de betrokken sectoren:

• tijdsbesparing, betere opvolging van aanvragen, veilige overdracht van informatie

Verwachte einddatum van het project: 12/2025

PJI152 – Vereenvoudiging van de formulieren

Meer informatie over Once Only

Doelstelling:

• de inhoud van de aan burgers en partnerinstellingen toegezonden formulieren verbeteren om ze toegankelijker, leesbaarder en efficiënter te maken.

Ambitie:

• we gebruiken alleen een formulier als het nodig is of als het de beste oplossing is;
• onze formulieren zijn aangepast aan de bestaande procedures en toepassingen;
• al onze formulieren zijn conform het ‘Once Only’-principe;
• onze formulieren zijn leesbaar en gebruiksvriendelijk;
• de burgers en onze professionele partners vullen de formulieren van Iriscare correct in.

Voordelen voor de burgers en partnerinstellingen:

• tijdsbesparing, gebruiksgemak, verzending van volledige en correcte gegevens voor een optimaal beheer van hun dossier

Verwachte einddatum van het project: 12/05

Voltooide projecten

De volgende projecten inzake administratieve vereenvoudiging zijn op heden afgerond.

PJG17 – Optimalisering van het telefonisch onthaal

Einde van het project: 02/2022

Doelstellingen:

• de rechtstreekse toegankelijkheid van de diensten van Iriscare verbeteren;
• ervoor zorgen dat telefonische oproepen bij de juiste persoon in de juiste dienst terechtkomen;
• het aantal oproepen dat niet passend wordt beantwoord tot een absoluut minimum beperken.

Resultaten:

• de activering van een nieuw telefoonnummer voor Iriscare: 02/435.64.00;
•  een nieuw telefoniesysteem met keuzemenu NL/FR zodat de beller meteen in de juiste taal wordt aangesproken;
• een gebruiksvriendelijke tool waarmee de onthaalmedewerkers heel snel de juiste dienst en contactpersoon kunnen vinden in de juiste taal;
• de onthaalmedewerkers zijn opgeleid en worden nog verder gecoacht om klant- en oplossingsgericht te communiceren;
• alle diensten van Iriscare en de DVC zijn gesensibiliseerd via de SPOC’s voor dit project;
• het systeem zorgt ervoor dat de klant teruggebeld wordt als de contactpersonen binnen de diensten niet aanwezig zijn.

Voordelen voor de burgers en partnerinstellingen:

• een snel antwoord op hun vragen door de bevoegde dienst: tijd- en kwaliteitswinst

Evaluatie:

Het project beantwoord aan de vooropgestelde verwachtingen en zorgt voor een vlottere doorverbinding naar de juiste dienst met een duidelijke impact op de tijd en kwaliteitswinst van de antwoorden door de bevoegde dienst.

PJI021 Reservatiesysteem zalen

Einde van het project: 12/2024

Doelstelling:

• Integratie van een geautomatiseerde reservatietool in outlook om vergaderzalen te reserveren zonder tussenkomst van het ondersteunende personeel.

Voordeel voor de betrokken diensten:

• Tijdwinst bij het vastleggen van de vergaderzalen voor de medewerkers en efficiëntiewinst voor het beheer van de vergaderzalen.

Evaluatie:

Het project beantwoordt aan de verwachtingen door de implementatie van een efficiënte tool die de reservatieprocedure voor de medewerkers vereenvoudigde.

PJI020 Identitymanagement voor het fysieke onthaal van externe bezoekers

Einde van het project: 01/2025

Doelstellingen:

• Vlotter verloop van het onthaal en registratie van externe bezoekers via identiteitslezers.
• Digitalisering van het aanmaken van de bezoekersbadge en automatisatie van het uitschrijvingsproces bij het verlaten van het gebouw.

Voordeel voor de betrokken onthaaldienst en externe bezoeker:

• Tijdwinst door automatische registratie van de persoonsgegevens.

Evaluatie:

De automatisatie van het registratieproces van externe bezoekers zorgt voor een tijdswinst bij het onthaal van de bezoeker en een vereenvoudiging van het beheer voor de onthaalmedewerker.

PJI66a – Elektronische facturering in de psychiatrische verzorgingstehuizen (PVT’s)

Einde van het project: april 2022

Doelstellingen:

• een elektronische en maandelijkse facturering invoeren (facturen van de PVT’s versturen naar de verzekeringsinstellingen en eindafrekeningen van de verzekeringsinstellingen versturen naar de PVT’s);
• het systeem van kwartaalvoorschotten afschaffen.

Resultaten:

Eind februari, begin maart 2022 konden alle psychiatrische verzorgingstehuizen hun afrekening van januari 2022 elektronisch insturen:

• de federale verzekeringsinstellingen ontvangen de gegevensstromen van de dienst Member Data en de facturatie van MyCarenet en versturen de facturatiebestanden die via de facturatiedienst van MyCarenet werden ontvangen naar de Brusselse verzekeringsinstellingen voor de verwerking ervan;
• de softwareleveranciers hebben de dienst Member Data en de facturatie van MyCarenet in hun software geïntegreerd;
• er is een regelgevend kader opgesteld.

Voordelen voor de betrokken sectoren:

• betrouwbaarder proces, lager foutenrisico, geautomatiseerde controle van de facturen, meer reactiviteit, tijdwinst

Evaluatie:

Wat de PVT’s betreft (vier van de vijf hebben de enquête beantwoord)

Voordelen:

• Tijdwinst:
  • zeer groot voor twee PVT’s, namelijk twee dagen per maand, of 24 dagen per jaar;
  • voordelig voor 1 PVT (dat er twee overkoepelt), dat al verder gevorderd was met het beheer van elektronische factureringen, namelijk twee uur per maand dat betekent 24 uur of meer dan drie dagen per jaar.

Andere voordelen:

• snellere betaling, beter toezicht op de rekeningen, zicht op de maandelijkse boekhoudkundige situatie, afschaffing van bepaalde postkosten, direct ontvangst van een ontvangstbewijs.

Nadelen:

• deze houden voornamelijk verband met de leercurve voor de PVT’s die niet vertrouwd waren met het nieuwe systeem of met kinderziekten, vooral met softwareleveranciers.

Wat de ziekenfondsen betreft (drie van de zes hebben de enquête beantwoord):

Voordelen:

• Tijdwinst: twee à drie dagen per maand, of tussen 24 en 36 dagen per jaar;
• Andere voordelen: minder fouten, geen voorschotten meer te beheren, snelle verwerking, betere focus op mogelijke blokkades, eenvoud, geen verlies van documenten (post) meer, duidelijke procedure om te volgen.

Nadelen:

• de vastgestelde problemen zijn geen gevolg van de overschakeling op elektronische facturering.

PJI66b – Elektronische facturering in de Rust-en Verzorgingstehuizen en de Rustoorden voor bejaarden (RVT – ROB)

Einde van het project: oktober 2023

Doelstellingen:

• een elektronische en maandelijkse facturering invoeren (facturen van de RVT’s en de ROB’s versturen naar de verzekeringsinstellingen en eindafrekeningen van de verzekeringsinstellingen versturen naar de RVT’s en de ROB’s);
• het systeem van kwartaalvoorschotten afschaffen.

Resultaten:

Op 1 april 2023 konden alle  RVT’s en ROB’s hun maandelijkse afrekeningen elektronisch insturen via het platform Iriscarenet, voor de elektronische facturatiestromen van deze zorginstellingen.

• de federale verzekeringsinstellingen ontvangen de gegevensstromen van de dienst Member Data en de facturatie van Iriscarenet en versturen de facturatiebestanden die via de facturatiedienst van Iriscarenet werden ontvangen naar de Brusselse verzekeringsinstellingen voor de verwerking ervan;
• de softwareleveranciers hebben de dienst Member Data en de facturatie van Iriscarenet in hun software geïntegreerd;
• er is een regelgevend kader opgesteld.

Voordelen voor de betrokken sectoren:

• betrouwbaarder proces, lager foutenrisico, geautomatiseerde controle van de facturen, meer reactiviteit, tijdwinst.

Evaluatie:

Voorzien in 2024.

PJI36 – Finattest

Einde van het project: 12/ 2024

Doelstelling:

De fiscale gegevens van de erkende zorginstellingen, meer bepaald de psychiatrische verzorgingstehuizen, rusthuizen en rust- en verzorgingstehuizen, elektronisch bezorgen aan de FOD Financiën (zie project PJI66a en 66b). Daartoe moet een informatieflux worden opgezet tussen de verzekeringsinstellingen, het Nationaal Intermutualistisch College (NIC), Iriscare, de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) en de FOD Financiën.

Voordelen voor de betrokken sectoren:

• grotere betrouwbaarheid van de gegevens en tijdbesparing

Evaluatie:

Het resultaat van het project levert een grotere betrouwbaarheid van de gegevens op en zorgt voor een aanzienlijke tijdbesparing bij de verwerking van de gegevens voor de betrokken partijen.

PJI161 SAREA (Administratieve sancties met betrekking tot instellingen voor ouderen)

Einde van het project: 12/2024

Doelstelling:

Ontwikkeling van een geautomatiseerde en transparante procedure voor het beheer van de administratieve sancties van de normen  bij het niet naleven ervan in de zorginstellingen voor ouderen (volgens de gewijzigde ordonnantie van 15/12/2022 voor de voorzieningen voor opvang of huisvesting van bejaarde personen).

Voordeel voor de betrokken dienst:

Efficiënter en transparanter beheer van de dossiers.

Evaluatie:

Het project zorgt voor een grotere transparantie over de regels rond het niet naleven van de normen door de betrokken instellingen voor ouderen. De automatisatie van de procedure levert een tijdwinst op voor het beheer van de dossiers voor de betrokken dienst.

PJI042 Individuele hulpmiddelen – activeren bevoegdheid

Einde van het project: 04/ 2024

Doelstellingen:

• De activatie van de bevoegdheid Individuele hulpmiddelen en mobiliteitshulpmiddelen kadert in de algemene beleidsverklaring van het Verenigd College om de aanvraag- en terugbetalingsprocedure van de PHARE over te nemen en op gewestelijk niveau te organiseren.
• Creatie van een nieuwe aanvraag- en terugbetalingsprocedure voor de gebruiker via een uniek loket beheerd door de Rmobs.

Voordeel voor de betrokken sectoren:

• Het uniek loket zorgt voor een centraal beheer waar de gebruiker zijn aanvraag makkelijk kan indienen.
• De gebruiker kan via dit loket zijn terugbetalingen overzichtelijk opvolgen.

Evaluatie:

Een evaluatie van het project is voorzien eens alle nodige gegevens voorhanden zijn na 1 jaar van de inwerkingtreding van het uniek loket.

PJI097 KI-test

Einde van het project: 01/2024

Doelstellingen:

• Automatisatie van de controle van het kadastraal inkomen voor de berekening van de gezinsbijslag.
• Een jaarlijkse controle van het kadastraal inkomen via de consultatie van een digitale flux, zonder tussenkomst van de sociaal verzekerde.
• Automatische verwerking van de patrimoniumgegevens zodat de kinderbijslaginstellingen enkel het eindresultaat dienen te verwerken.

Voordeel voor de betrokken sectoren:

• Een administratieve vereenvoudiging voor het verwerken van de gegevens voor de regulator van de Brusselse gezinsbijslag en de kinderbijslaginstellingen.

Evaluatie:

De automatisering realiseerde een administratieve vereenvoudiging voor het verwerken van de gegevens voor de regulator van de Brusselse gezinsbijslag en de kinderbijslaginstellingen.

PJI156 Controle KI

Einde van het project: 01/2024

Doelstelling:

Integratie en verwerking van de patrimoniumgegevens die door de administratieve controle van de gezinsbijslag worden doorgestuurd.

Voordeel voor de betrokken sectoren:

Zie hierboven.

Evaluatie:

Zie hierboven.

PJI157 Afschaffing van de circulaire cheques

Einde van het project: 12/2023

Doelstelling:

• De overstap realiseren naar een alternatief betaalsysteem voor de betalingen aan begunstigden van de gezinsbijslag en THAB die via circulaire cheques verliepen
• Implementatie van een betaalkaart voor begunstigden die over geen rekeningnummer beschikken.

Voordeel voor de eindgebruiker:

• De gezinsbijslag of de THAB wordt maandelijks op een gebruiksvriendelijke betaalkaart opgeladen.

Evaluatie:

Het aantal begunstigden zonder een rekeningnummer daalde aanzienlijk waardoor slechts voor een beperkt aantal begunstigden een betaalkaart diende te worden aangemaakt. Hierdoor daalde de werklast aanzienlijk voor het beheer van de dossiers van begunstigden zonder rekeningnummer voor de betrokken dienst.

PJI037 Curas

Einde van het project: 02/2024

Doelstellingen:

• Overname van de financiering van de zorginstellingen die op het federale niveau via de RaaS applicatie werden gefinancierd door het RIZIV;
• Ontwikkeling van een nieuwe applicatie voor de overname van de gegevensinvoer en financiering van de zorginstellingen;
• Implementatie van een directe gegevensstroom met de kruispuntbank van de Sociale Zekerheid;
• Automatisatie van de prijscontroles;Voordeel voor de betrokken sectoren:

• Administratieve vereenvoudiging en tijdwinst door de geautomatiseerde communicatie tussen de zorginstellingen en Iriscare;
• Transparante raadpleging van de accommodatie prijzen van de verschillende zorginstellingen.

Evaluatie:

Het projectresultaat beantwoordt aan de vooropgestelde verwachting en zorgt voor een Administratieve vereenvoudiging en tijdwinst door de geautomatiseerde communicatie tussen de zorginstellingen en Iriscare;

PJI038 Repertorium Instituut en Personeelsgegevens (RIP)

Einde van het project: 06/2024

Doelstelling:

Automatisatie van de koppeling van de deelsectorcodes aan de juiste dossiers van de DmfA-werknemerslijnen in de Curas-applicatie.

Voordeel voor de betrokken dienst en sectoren:

• Vermindering van de werklast en tijdswinst door de automatisatie;
• Grotere betrouwbaarheid van de gegevens.

Evaluatie:

Het projectresultaat beantwoordt aan de verwachtingen en zorgt voor een administratieve vereenvoudiging van de werklast en een grotere betrouwbaarheid van de gegevens voor de betrokken dienst en sectoren.

PJI160 Database revalidatie instellingen

Einde van het project: 06/2024

Doelstelling:

• Centralisatie van het beheer van de afgesloten overeenkomsten van de revalidatie instellingen.

Voordeel voor de betrokken dienst:

• Een nieuwe database zorgt voor tijdsefficiëntie en werklastvermindering om statistische gegevens te verzamelen met als doel de zorgkwaliteit te verbeteren.

Evaluatie:

De implementatie van een nieuwe database voor het centraal beheer van de overeenkomsten van de revalidatie instellingen zorgde voor een administratieve vereenvoudiging voor de dienst en tijdwinst voor het verzamelen van statistische gegevens.

Het ‘Once Only’-principe of eenmalige gegevensverzameling

Waarover gaat het?

Doel is de administratieve verplichtingen van natuurlijke en rechtspersonen te verlichten door ervoor te zorgen dat gegevens, die reeds in een authentieke bron beschikbaar zijn, niet opnieuw aan een overheidsinstantie hoeven te worden meegedeeld.

Onder ‘authentieke bron’ verstaat men een verzameling gegevens die in het bezit zijn van een instelling die krachtens een rechtshandeling is aangeduid om in te staan voor het beheer ervan, en die bewijskracht hebben in een specifiek bevoegdheidsgebied.

De gegevens moeten betrekking hebben op natuurlijke of rechtspersonen of op rechtsfeiten.

Het ‘Once Only’-principe is gebaseerd op de volgende drie elementen:

• een overheidsinstelling mag gebruikers (burgers/bedrijven) niet om informatie vragen die al beschikbaar is in authentieke bronnen;
• een gebruiker levert maar eenmaal zijn gegevens aan een overheidsinstelling;
• die instelling stelt ze vervolgens ter beschikking van andere overheidsinstellingen die een legitieme reden hebben om ze te raadplegen.

Once Only en eerbiediging van de privacy

Bij het gebruik van gegevens uit authentieke bronnen moet rekening worden gehouden met

• strikte veiligheids- en vertrouwelijkheidsvoorwaarden;
• de algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

De verkregen gegevens

• mogen alleen door de betrokken overheidsinstanties worden gebruikt voor de uitvoering van hun wettelijke taken;
• mogen niet aan onbevoegde derden worden meegedeeld.

Iriscare valt momenteel nog onder de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid voor het beheer van de gegevensuitwisseling uit authentieke bronnen.

Nuttige links

Once Only

Overzicht gegevensbescherming

Het ‘Once Only’-principe en formulieren

Dit principe geldt zowel voor elektronische als voor papieren formulieren.

Om het ‘Once Only’-principe toe te passen is Iriscare een ambitieus project gestart om zijn formulieren te vereenvoudigen.

Aan het project, dat in april 2022 van start ging, gingen verschillende fasen vooraf:

Fase 1: november en december 2021: basisopleiding: Hoe formulieren efficiënter maken volgens het ‘Once Only’-principe?

Doelstellingen:

• de deelnemers bewustmaken van het nut van de vereenvoudiging van formulieren;
• hen overtuigen van de voordelen van efficiënte formulieren;
• samen met hen de criteria bepalen voor doeltreffende formulieren.

Uitvoering:

• vier informatiesessies werden georganiseerd (twee in het Frans en twee in het Nederlands);
• deze opleidingen werden gegeven door Peter Bultijnck van het departement Algemene Diensten;
• ongeveer twintig medewerkers hebben eraan deelgenomen. Zij vertegenwoordigden de verschillende betrokken diensten.

Fase 2: februari 2022: aanduiding van een SPOC per departement/dienst

De SPOC is de referentiepersoon voor de uitvoering van de vereenvoudiging van de formulieren in zijn/haar departement/dienst.

Fase 3: van 2023 tot 2025: uitrol van het project

In overleg met de diensten Vertaling en Communicatie werd er een procesflow uitgewerkt om de formulieren van de verschillende departementen en diensten stapsgewijs te vereenvoudigen en aan te passen.

Single Digital Gateway

In deze rubriek vindt u nuttige informatie en de acties die Iriscare heeft ondernomen of nog moet ondernemen om bepaalde procedures online te plaatsen en zo te voldoen aan de Europese eisen op dit gebied.

Waarover gaat het?

De Single Digital Gateway (SDG) is:

• één enkel digitaal portaal voor informatie, procedures, diensten voor ondersteuning en hulp bij problemen voor burgers en bedrijven in de Europese Unie;
• een Europese eis op het vlak van administratieve vereenvoudiging.

De SDG geeft burgers en bedrijven uit alle lidstaten van de EU online toegang tot:

• informatie;
• procedures;
• ondersteuningsdiensten van andere EU-lidstaten.

Regelgevende bron:

Verordening (EU) 2018/1724 van het Europees Parlement en de Raad van 2 oktober 2018 tot oprichting van één digitale toegangspoort voor informatie, procedures en diensten voor ondersteuning en probleemoplossing en houdende wijziging van Verordening (EU) nr. 1024/2012

Betrokken procedures:

• aanvraag en erkenning van beroepskwalificaties;
• stappen die de partnerinstellingen moeten ondernemen om een activiteit te starten, voort te zetten of te beëindigen (vergunning, erkenning, …).

Verwezenlijkingen van Iriscare in 2021:

• voor alle betrokken procedures werden informatiefiches opgesteld, die online geplaatst werden in de SDG-catalogus;
• er werd een actieplan opgesteld om de geïnventariseerde stappen en procedures in de catalogus online te plaatsen.

Verwezenlijkingen van Iriscare in 2022:

In september 2022: start van een gezamenlijk project met de DVC om de vermelde procedures te digitaliseren.

Verwezenlijkingen van Iriscare in 2023:

De ontwikkeling en de integratie van de toeganspoort ‘Irisbox’ voor het platform SDG. Deze eerste fase richtte zich voornamelijk om zich in regel te stellen met de Europese richtlijnen omtrent de administratieve vereenvoudiging voor burgers en instellingen. Via Irisbox kunnen de zorginstellingen sinds 1/1/2024 hun aanvragen voor erkenningen en vergunningen indienen. Een evaluatie en eventueel verdere ontwikkeling wordt voorzien in 2024.

Verwezenlijkingen van Iriscare in 2024

De interne applicatie Cermit werd gekoppeld aan het Irisbox-portaal en zorgt voor een verdere digitalisering van het aanvraagproces voor erkenningen en vergunningen van de zorginstellingen. De verdere ontwikkeling en integratie van het Cermit-platform zorgt voor een veilige overdracht van informatie en vermindering van de administratieve werklast. De afronding van het project is voorzien in de loop van 2025.