Autorisation spécifique de Mise en Service et d’Exploitation
Lorsque l’on envisage d’ouvrir un nouveau centre d’accueil de jour, il convient de demander au préalable aux ministres compétents pour l’Aide aux personnes une autorisation spécifique de mise en service et d’exploitation.
Cette demande se fait par la remise au Service Institutions aux personnes âgées et aux personnes handicapées d’un dossier descriptif, dont le contenu est précisé à l’art. 3 de l’Arrêté du Collège réuni du 4/06/2009, dossier qui fera l’objet d’un accusé de réception et d’une demande de compléments si nécessaire.
Le traitement de la demande fera l’objet d’une proposition de décision qui sera soumise pour approbation à la Commission technique « accueil et prise en charge des dépendances » (en son absence, au Conseil de gestion de la Santé et de l’Aide aux personnes) avant d’être soumise, pour décision, aux ministres compétents pour l’Aide aux personnes.
Textes légaux : art. 6 – 8 Ordo 24/04/08 – art. 2 – 4 ACR 4/06/09
Autorisation de travaux et dérogation aux normes architecturales
Lorsque l’on envisage d’ouvrir un nouveau centre d’accueil de jour, il est courant que l’on doive réaliser un certain nombre de travaux afin de mettre le bâtiment en conformité avec les normes architecturales prescrites par la règlementation.
Il convient dès lors d’introduire auprès des ministres compétents pour l’Aide aux personnes une demande d’autorisation de travaux, sous la forme d’un dossier descriptif dont le contenu est précisé à l’art. 6 de l’Arrêté du Collège réuni du 4/06/2009, dossier qui fera l’objet d’un accusé de réception du Service Institutions aux personnes âgées et aux personnes handicapées et d’une demande de compléments si nécessaire.
Le traitement de la demande fera l’objet d’une proposition de décision qui sera soumise pour approbation à la Commission technique « accueil et prise en charge des dépendances » (en son absence, au Conseil de gestion de la Santé et de l’Aide aux personnes) avant d’être soumise, pour décision, aux ministres compétents pour l’Aide aux personnes.
Textes légaux : art. 9 – 10 Ordo 24/04/08 – art. 5 – 6 ACR 4/06/09
Il est possible de demander, via une demande motivée et justifiée adressée au Service Institutions aux personnes âgées et aux personnes handicapées, de bénéficier, à titre exceptionnel (par exemple si le bâtiment n’offre pas la possibilité d’un aménagement spécifique) d’une dérogation aux normes architecturales.
Le traitement de la demande fera l’objet d’une proposition de décision qui sera soumise pour approbation à la Commission technique « accueil et prise en charge des dépendances » (en son absence, au Conseil de gestion de la Santé et de l’Aide aux personnes) avant d’être soumise, pour décision, aux ministres compétents pour l’Aide aux personnes.
Textes légaux : art. 11 Ordo 24/04/08 – art. 256 ACR 3/12/09
Autorisation de fonctionnement provisoire (AFP) et renouvellement d’autorisation de fonctionnement provisoire
Quand on désire exploiter des places préalablement autorisées, il convient d’entamer la procédure d’agrément proprement dite. La première étape de cette procédure consiste à demander aux ministres compétents pour l’Aide aux personnes une autorisation de fonctionnement provisoire, en introduisant auprès du Service Institutions aux personnes âgées et aux personnes handicapées un dossier descriptif dont le contenu est précisé à l’art. 8 de l’Arrêté du Collège réuni du 4/06/2009, dossier qui fera l’objet d’un accusé de réception et d’une demande de compléments si nécessaire.
Une fois le dossier complété, le Service Institutions aux personnes âgées et aux personnes handicapées mandate la Direction Contrôle des Services du Collège réuni afin de réaliser une visite et rédiger un rapport d’inspection sur lequel s’appuie le Service Institutions aux personnes âgées et aux personnes handicapées pour rédiger une proposition de décision d’autorisation de fonctionnement provisoire qu’il soumet, dans un premier temps pour approbation, à la Commission technique « accueil et prise en charge des dépendances » (en son absence, au Conseil de gestion de la Santé et de l’Aide aux personnes) puis, dans un deuxième temps, pour décision, aux ministres compétents pour l’Aide aux personnes.
Durant cette autorisation de fonctionnement provisoire (ou durant son renouvellement de maximum 1 an), la Direction Contrôle des Services du Collège réuni réalisera une ou plusieurs visites afin de vérifier le respect des normes règlementaires. Les observations réalisées lors de ces visites seront consignées dans un rapport qui sera soumis au Service Institutions aux personnes âgées et aux personnes handicapées avec une proposition de réponse (positive, avec une proposition de durée d’agrément, ou négative).
Textes légaux : art. 13 Ordo 24/04/08 – art. 7 – 9 ACR 4/06/09
Agrément et renouvellement d’agrément
Quand la Direction Contrôle des Services du Collège transmet son rapport au Service Institutions aux personnes âgées et aux personnes handicapées, celui-ci rédige une proposition de décision d’agrément qu’il soumet, dans un premier temps, pour approbation, à la Commission technique « accueil et prise en charge des dépendances » (en son absence, au Conseil de gestion de la Santé et de l’Aide aux personnes) puis, dans un deuxième temps, pour décision, aux ministres compétents pour l’Aide aux personnes.
Cet agrément est limité dans le temps (durée maximale de 6 ans). Six mois avant l’expiration de cet agrément, le Service Institutions aux personnes âgées et aux personnes handicapées enverra au gestionnaire un questionnaire d’identification, qu’il s’agira de retourner avec une version actualisée des documents fournis lors de la demande d’agrément (art. 15 de l’Arrêté du Collège réuni du 4/06/2009), dossier qui fera l’objet d’un accusé de réception et d’une demande de compléments si nécessaire.
Une fois le dossier complété, le Service Institutions aux personnes âgées et aux personnes handicapées mandate la Direction Contrôle des Services du Collège réuni afin de réaliser une nouvelle visite pour vérifier le respect des normes réglementaires et rédiger un rapport d’inspection sur lequel s’appuie le Service Institutions aux personnes âgées et aux personnes handicapées pour rédiger une proposition de renouvellement d’agrément qu’il soumet, dans un premier temps, pour approbation, à la Commission technique « accueil et prise en charge des dépendances » (en son absence, au Conseil de gestion de la Santé et de l’Aide aux personnes) puis, dans un deuxième temps, pour décision, aux ministres compétents pour l’Aide aux personnes.
Textes légaux : art. 11, 12 et 16 Ordo 24/04/08 – art. 10 – 15 ACR 4/06/09
Modification en cours d’agrément
Tout projet de modification en cours d’agrément (par exemple, en cas de modification de capacité, de fusion ou de mise en portefeuille de lits) doit faire l’objet d’une demande à introduire auprès du Service Institutions aux personnes âgées et aux personnes handicapées, celle-ci se chargeant d’élaborer et de de soumettre une proposition de décision aux ministres compétents pour l’Aide aux personnes.
Texte légal : art. 16 Ordo 24/04/08
Single Digital Gateway
Si vous le souhaitez, vous pouvez introduire vos demandes d’agrément et d’autorisation via le portail régional bruxellois IRISbox. Cette nouveauté s’inscrit dans notre engagement envers une gestion plus efficace des procédures administratives et répond aux normes établies par le règlement 2018/1724 du Parlement européen et du Conseil du 2 octobre 2018, établissant un portail numérique unique.
Pour utiliser cette nouvelle fonctionnalité, connectez-vous simplement au portail IRISbox, cliquez sur l’onglet « Entreprise » et sélectionnez la section « Mes agréments ». Sur cette page, vous y trouverez non seulement le formulaire dédié pour soumettre vos demandes, mais également un aperçu de tous vos dossiers pour un suivi simplifié et efficace.
Vous pouvez également consulter toutes vos données d’entreprise en vous dirigeant vers la section « Gestion ». Sous la rubrique « Informations entreprise », vous trouverez un onglet « Données COCOM » récapitulant tous les détails et informations dont dispose notre administration.
En cas de question, veuillez-vous adresser à l’adresse mail professionels@iriscare.brussels. Vous trouverez également plus d’informations sur le portail Irisbox et ses fonctionnalités dans le manuel d’utilisation MyCocom.