Table of contents
La simplification administrative, c’est quoi ?
Il est important pour Iriscare, en tant qu’organisme public, de faciliter et limiter les démarches administratives de ses partenaires et des assurés sociaux.
Qu’est-ce que cela signifie concrètement ?
- limiter au maximum les formalités qu’ils doivent accomplir
- rendre toute formalité administrative rapide, peu coûteuse et facile à réaliser
- améliorer l’efficacité et la fiabilité de l’administration en se focalisant sur les usagers des services
Comment procéder ?
- repenser les processus et les procédures
- simplifier la réglementation et les formulaires
- recourir aux technologies numériques (e-government)
- communiquer l’information de manière transparente aux partenaires et assurés sociaux
Projets en cours
Plusieurs projets ont été lancés afin de faciliter la vie des assurés sociaux et des partenaires d’Iriscare. Ces projets font l’objet d’un suivi dans le cadre plus global de la Gestion de projets (PMO) et sont réalisés en suivant la méthodologie élaborée pour l’ensemble des projets d’Iriscare.
PJI36 – Finattest
Objectif:
transmettre électroniquement au SPF Finances les données fiscales des institutions de soins agréées, en particulier des maisons de soins psychiatriques, des maisons de repos et des maisons de repos et de soins (voir projets PJI66a et 66b). Pour ce faire, mettre en place un flux d’information entre les organismes assureurs, le Collège intermutualiste national (CIN), Iriscare, la Banque-Carrefour de la sécurité sociale (BCSS) et le SPF Finances.
Bénéfices pour les secteurs concernés:
- plus grande fiabilité des données et gain de temps
Fin estimée du projet: 30/06/24
PJG151 – Single digital gateway
Plus d’informations sur Single digital gateway
Objectifs:
- respecter la réglementation européenne;
- permettre aux institutions reconnues par la COCOM (Iriscare et Services du Collège Réuni) d’introduire des demandes d’agréments, autorisations ou reconnaissances de manière digitale via le portail Irisbox et d’être informées du suivi de leur demande;
- favoriser la simplification administrative et l’échange des documents requis;
- échanger des documents de manière sécurisée;
- standardiser et uniformiser les procédures et documents;
- diminuer la charge de travail pour les demandes d’agréments.
Bénéfices pour les secteurs concernés:
- gain de temps, meilleur suivi des demandes, sécurité des informations transmises
Fin estimée du projet: 12/2025
PJI152 – Simplification des formulaires
Plus d’informations sur Once Only
Objectif:
- améliorer le contenu des formulaires envoyés aux citoyens et aux institutions partenaires afin de les rendre plus accessibles, plus lisibles et plus efficaces.
Ambition:
- nous utilisons un formulaire uniquement si c’est nécessaire ou si c’est la meilleure solution;
- nos formulaires sont adaptés aux procédures et applications existantes;
- tous nos formulaires sont conformes au principe ‘Once Only’;
- nos formulaires sont lisibles et facilement utilisables;
- les citoyens et nos partenaires professionnels remplissent correctement les formulaires d’Iriscare.
Bénéfices pour les citoyens et les institutions partenaires:
- gain de temps, facilité d’utilisation, envoi de données exhaustives et correctes permettant une gestion optimale de leur dossier
Fin estimée du projet: 12/2024
Projets finalisés
Les projets suivants en matière de simplification administrative sont à présent finalisés.
PJG17 – Optimalisation de l’accueil téléphonique
Fin du projet: 02/2022
Objectifs:
- améliorer l’accessibilité directe des services d’Iriscare;
- veiller à ce que les appels téléphoniques arrivent à la bonne personne dans le bon service;
- réduire au maximum le nombre d’appels qui ne reçoivent pas de réponse adéquate.
Résultats:
- l’activation d’un nouveau numéro de téléphone pour Iriscare : 02/435.64.00;
- un nouveau système téléphonique avec menu de sélection NL/FR afin que l’appelant soit immédiatement entendu dans sa langue;
- un outil convivial qui permet aux réceptionnistes de trouver rapidement le service concerné et la personne de contact adéquate, dans la bonne langue;
- le personnel de la réception est formé et entraîné à communiquer d’une manière orientée vers le client et les solutions;
- tous les services d’Iriscare et des SCR ont été sensibilisés à ce projet via les SPOC ;
- le système garantit que le client est rappelé si les personnes de contact au sein des services ne sont pas présentes.
Bénéfices pour les citoyens et les institutions partenaires:
- une réponse rapide à leurs questions, émanant du service compétent: gain de temps et de qualité
Évaluation:
Une analyse du bénéfice au niveau des charges administratives pour les citoyens et les institutions partenaires est en cours.
PJI22 РCentrale de march̩s publics Рe-cat
Fin du projet: 02/2022
Objectifs:
- créer une centrale d’achat pour les équipements de protection individuelle à destination des institutions et services agréés ou subsidiés par la Région de Bruxelles-Capitale, Iriscare, les Services du Collège réuni, la Commission communautaire française (COCOF) ou la Commission communautaire flamande (VGC) et qui sont situés en Région bruxelloise;
- mettre en place d’un conseil d’utilisateurs et un panel d’experts;
- mettre en ligne un catalogue des produits disponibles (e-cat).
Résultats:
- la plateforme de la centrale de marchés publics a été lancée le 5 janvier 2021;
- elle offre aux institutions bruxelloises un large éventail de matériel de protection de qualité supérieure (e-cat), à un prix très avantageux;
- le conseil d’utilisateurs et le panel d’experts se réunissent lorsque nécessaire.
Bénéfices pour les secteurs concernés:
- facilité d’approvisionnement, garantie de qualité du matériel, prix plus compétitif (achat de grandes quantités), gain de temps
Évaluation:
- le taux de satisfaction résultant d’une 1ère enquête auprès des institutions qui sont inscrites et des acheteurs est de 73%;
- une analyse du bénéfice au niveau des charges administratives pour les institutions partenaires est en cours.
PJI23 – création d’un stock stratégique rotatif solidaire de matériel médical de protection
Fin du projet: 02/2022
Objectifs:
- constituer un stock stratégique rotatif solidaire pour prévenir les pénuries en matériel médical de protection et répondre aux besoins urgents en la matière des institutions bruxelloises;
- mettre en place d’un logiciel automatisé permettant la gestion des stocks ainsi que le rapportage des données.
Résultats:
- le stock stratégique en matériel médical de protection a été créé; il sera adapté en fonction des besoins;
- le logiciel de gestion des stocks et l’outil de scanning sont opérationnels depuis décembre 2022 et le rapportage des données issues de ce logiciel a été activé le 01/02/2022.
Bénéfice pour les secteurs concernés:
- la garantie d’un approvisionnement en matériel médical de protection de qualité en temps de crise sanitaire, sur base du principe de la solidarité interfédérale.
Évaluation:
Le bénéfice pour les secteurs concernés est similaire à celui du projet e-cat auquel il est lié.
PJI66a РFacturation ̩lectronique dans les maisons de soins psychiatriques (MSP)
Fin du projet: 04/2022
Objectifs:
- instaurer une facturation électronique et mensuelle (envoi des factures des MSP vers les organismes assureurs et des fichiers de décompte des organismes assureurs vers les MSP);
- supprimer le système des avances trimestrielles.
Résultats:
Fin février, début mars 2022, toutes les maisons de soins psychiatriques ont pu envoyer électroniquement leur décompte du mois de janvier 2022:
- les organismes assureurs fédéraux reçoivent les flux de données des services Member Data et la facturation de MyCarenet et transmettent les fichiers de facturation reçu via le service facturation de MyCarenet vers les organismes assureurs bruxellois afin qu’ils soient traités ;
- les fournisseurs de logiciels ont intégré les services Member Data et la facturation de MyCarenet dans leur(s) logiciel(s);
- un cadre réglementaire a été établi.
Bénéfices pour les secteurs concernés:
- processus plus sûr, diminution du risque d’erreurs, contrôles des factures automatisé, plus grande réactivité, gain de temps
Évaluation:
Concernant les MSP (4 sur 5 ont répondu à l’enquête):
Avantages:
- Gain de temps:
- très important pour 2 MSP, à savoir 2 jours par mois, soit 24 jours par an;
- appréciable pour 1 MSP (qui en chapeaute 2), qui était déjà plus avancée au niveau de la gestion de la facturation électronique, à savoir 2h par mois, soit 24 heures ou + de 3 jours sur l’année.
Autres avantages:
- un paiement plus rapide, un meilleur suivi des comptes, une vue sur la situation comptable mensuelle, la suppression de certains coûts postaux, la réception directe d’un accusé de réception.
Inconvénients:
- ils sont principalement liés à l’apprentissage du nouveau système pour les MSP qui n’y étaient pas familiarisées ou à des maladies de jeunesse, notamment liées aux fournisseurs de logiciels.
Concernant les mutuelles (3 sur 6 ont répondu à l’enquête):
Avantages:
- Gain de temps: entre 2 et 3 jours par mois, soit 24 Ã 36 jours par an;
- Autres avantages: diminution des erreurs, plus d’avances à gérer, rapidité de traitement, meilleur ciblage des blocages éventuels, simplicité, plus de pertes de documents (poste), procédure claire à respecter.
Inconvénients:
- les problématiques relevées ne sont pas un effet du passage à la facturation électronique.
PJI66b – Facturation électronique dans les maisons de repos (MR) et maisons de repos et de soins (MRS)
Objectifs:
- instaurer une facturation électronique et mensuelle (envoi des factures des MR et MRS vers les organismes assureurs et des fichiers de décompte des organismes assureurs vers les MR et MRS);
- supprimer le système des avances trimestrielles.
Bénéfices pour les secteurs concernés:
- processus plus sûr, diminution du risque d’erreurs, contrôles des factures automatisé, plus de réactivité, gain de temps
Résultats:
Le 1er avril 2023, tous les MRS et MR pourront soumettre leurs décomptes mensuels par voie électronique via la plateforme Iriscarenet, pour les flux de facturation électronique de ces institutions de soins
- les organismes assureurs fédéraux reçoivent les flux de données des services Member Data et la facturation de MyCarenet et transmettent les fichiers de facturation reçu via le service facturation de MyCarenet vers les organismes assureurs bruxellois afin qu’ils soient traités ;
- les fournisseurs de logiciels ont intégré les services Member Data et la facturation de MyCarenet dans leur(s) logiciel(s);
- un cadre réglementaire a été établi.
Bénéfices pour les secteurs concernés:
- processus plus sûr, diminution du risque d’erreurs, contrôles des factures automatisé, plus grande réactivité, gain de temps
Évaluation:
Prévu en 2024.
Principe ‘Once Only’ ou collecte unique des données
De quoi s’agit-il?
Il s’agit d’alléger les obligations administratives des personnes physiques et des personnes morales en leur garantissant que les données déjà disponibles dans une source authentique ne doivent plus être communiquées une nouvelle fois à une autorité publique.
On appelle « source authentique » un ensemble de données, détenues par un organisme qui a été désigné par un acte juridique pour en assurer la gestion, et qui font foi dans un domaine particulier de compétence.
Les données doivent concerner des personnes physiques ou morales ou des faits de droit.
Le principe ‘Once Only’ repose sur les 3 éléments suivants:
- un organisme public ne peut pas demander aux usagers (citoyens/entreprises) des informations déjà disponibles dans des sources authentiques;
- un usager ne fournit qu’une seule fois ses données à un organisme public;
- cet organisme les met ensuite à la disposition des autres organismes publics qui peuvent justifier un besoin légitime d’y accéder.
Once Only et respect de la vie privée
L’utilisation des données reprises dans les sources authentiques doit respecter
- des conditions strictes de sécurité et de confidentialité;
- le règlement général sur la protection des données (RGPD).
Les données obtenues
- ne peuvent être utilisées par les autorités publiques concernées que pour l’exécution de leurs missions légales;
- ne peuvent pas être communiquées à des tiers non autorisés.
Iriscare relève encore actuellement de la Banque carrefour de la sécurité sociale pour la gestion des échanges de données provenant de sources authentiques.
Liens utiles
Principe ‘Once Only’ et formulaires
Ce principe s’applique aux formulaires électroniques et aux formulaires papier.
Afin de mettre en œuvre ce principe, Iriscare a entamé un projet ambitieux de simplification de ses formulaires.
Ce projet, lancé en avril 2022, a été précédé de plusieurs étapes:
1ère étape: novembre et décembre 2021: formation de base: Comment rendre les formulaires plus efficaces et compatibles avec le principe ‘Once Only’ ?
Objectifs:
- sensibiliser les participants à la simplification des formulaires;
- les convaincre des avantages d’un formulaire efficace;
- définir avec eux les critères d’un formulaire efficace.
Réalisation:
- 4 sessions d’information (2 en français et 2 en néerlandais) ont été organisées;
- ces formations ont été données par Peter Bultijnck, collaborateur du département Services généraux;
- y ont participé une vingtaine de collaborateurs représentant les différents services concernés.
2ème étape: février 2022: désignation d’un SPOC par département/service
Le SPOC est la personne de référence pour la mise en œuvre de la simplification des formulaires dans son département/service.
Single Digital Gateway
Vous trouverez dans cette rubrique les informations utiles et les actions prises ou à prendre par Iriscare pour mettre en ligne certaines de ses procédures et répondre ainsi aux exigences européennes en la matière.
Qu’est-ce que c’est ?
Le Single Digital Gateway (SDG) est
- un portail numérique unique pour des informations, des procédures et des services d’assistance et de résolution de problèmes pour les citoyens et les entreprises dans l’Union Européenne;
- une exigence européenne en matière de simplification administrative.
Il donne accès en ligne aux citoyens et entreprises de tout Etat membre de l’UE Ã
- des informations;
- des procédures;
- des services d’assistance d’un autre Etat-membre de l’UE.
Source réglementaire:
Règlement (UE) 2018/1724 du Parlement européen et du Conseil du 2 octobre 2018 établissant un portail numérique unique pour donner accès à des informations, à des procédures et à des services d’assistance et de résolution de problèmes, et modifiant le règlement (UE) n° 1024/2012
ÂÂÂÂÂÂÂÂÂÂÂÂÂÂÂÂÂÂÂÂÂÂÂÂÂProcédures concernées:
- demande et reconnaissance des qualifications professionnelles;
- démarches à réaliser par les institutions partenaires pour démarrer, poursuivre ou cesser une activité (autorisation, agrément, etc).
Réalisations Iriscare 2021:
- des fiches d’information ont été créées pour chacune des procédures concernées et mises en ligne dans le catalogue SDG;
- un plan d’action a été réalisé pour la mise en ligne des démarches/procédures répertoriées dans le catalogue.
Réalisations d’Iriscare en 2022:
En septembre 2022: lancement d’un projet en commun avec les SCR pour la digitalisation des procédures répertoriées.
Réalisations d’Iriscare en 2023:
Le développement et l’intégration du point d’accès ‘Irisbox’ pour la plateforme SDG. Cette première phase s’est principalement concentrée sur l’alignement avec les directives européennes sur la simplification administrative pour les citoyens et les institutions. Via Irisbox, les institutions de soins peuvent soumettre leurs demandes d’agréments et d’autorisations depuis le 1/1/2024. Une évaluation et un éventuel développement ultérieur sont prévus en 2024.