Simplification administrative

La simplification administrative, c’est quoi ?

Il est important pour Iriscare, en tant qu’organisme public, de faciliter et limiter les démarches administratives de ses partenaires et des assurés sociaux.

Qu’est-ce que cela signifie concrètement ?

• limiter au maximum les formalités qu’ils doivent accomplir
• rendre toute formalité administrative rapide, peu coûteuse et facile à réaliser
• améliorer l’efficacité et la fiabilité de l’administration en se focalisant sur les usagers des services

Comment procéder ?

• repenser les processus et les procédures
• simplifier la réglementation et les formulaires
• recourir aux technologies numériques (e-government)
• communiquer l’information de manière transparente aux partenaires et assurés sociaux

Projets en cours

Plusieurs projets ont été lancés afin de faciliter la vie des assurés sociaux, les partenaires et services d’Iriscare. Ces projets font l’objet d’un suivi dans le cadre plus global de la Gestion de projets (PMO) et sont réalisés en suivant la méthodologie élaborée pour l’ensemble des projets d’Iriscare.

PJI19 – Gestion des contrats

Objectif :

• Optimiser et centraliser la gestion des marchés publics des différents services, au moyen de notifications automatiques pour les contrats arrivant à échéance ou devant être prolongés.

Bénéfices pour les services concernés :

• Gestion plus efficace et gain de temps pour les collaborateurs lors de l’exécution des contrats.

Fin estimée du projet : juin 2025

PJG151 – Single digital gateway

Plus d’informations sur Single digital gateway

Objectifs:

• respecter la réglementation européenne;
• permettre aux institutions reconnues par la COCOM (Iriscare et Services du Collège Réuni) d’introduire des demandes d’agréments, autorisations ou reconnaissances de manière digitale via le portail Irisbox et d’être informées du suivi de leur demande;
• favoriser la simplification administrative et l’échange des documents requis;
• échanger des documents de manière sécurisée;
• standardiser et uniformiser les procédures et documents;
• diminuer la charge de travail pour les demandes d’agréments.

Bénéfices pour les secteurs concernés:

• gain de temps, meilleur suivi des demandes, sécurité des informations transmises

Fin estimée du projet: 12/2025

PJI152 – Simplification des formulaires

Plus d’informations sur Once Only

Objectif:

• améliorer le contenu des formulaires envoyés aux citoyens et aux institutions partenaires afin de les rendre plus accessibles, plus lisibles et plus efficaces.

Ambition:

• nous utilisons un formulaire uniquement si c’est nécessaire ou si c’est la meilleure solution;
• nos formulaires sont adaptés aux procédures et applications existantes;
• tous nos formulaires sont conformes au principe ‘Once Only’;
• nos formulaires sont lisibles et facilement utilisables;
• les citoyens et nos partenaires professionnels remplissent correctement les formulaires d’Iriscare.

Bénéfices pour les citoyens et les institutions partenaires:

• gain de temps, facilité d’utilisation, envoi de données exhaustives et correctes permettant une gestion optimale de leur dossier

Fin estimée du projet: 12/2025

Projets finalisés

Les projets suivants en matière de simplification administrative sont à présent finalisés.

PJG17 – Optimalisation de l’accueil téléphonique

Fin du projet: 02/2022

Objectifs:

• améliorer l’accessibilité directe des services d’Iriscare;
• veiller à ce que les appels téléphoniques arrivent à la bonne personne dans le bon service;
• réduire au maximum le nombre d’appels qui ne reçoivent pas de réponse adéquate.

Résultats:

• l’activation d’un nouveau numéro de téléphone pour Iriscare : 02/435.64.00;
• un nouveau système téléphonique avec menu de sélection NL/FR afin que l’appelant soit immédiatement entendu dans sa langue;
• un outil convivial qui permet aux réceptionnistes de trouver rapidement le service concerné et la personne de contact adéquate, dans la bonne langue;
• le personnel de la réception est formé et entraîné à communiquer d’une manière orientée vers le client et les solutions;
• tous les services d’Iriscare et des SCR ont été sensibilisés à ce projet via les SPOC ;
• le système garantit que le client est rappelé si les personnes de contact au sein des services ne sont pas présentes.

Bénéfices pour les citoyens et les institutions partenaires:

• une réponse rapide à leurs questions, émanant du service compétent: gain de temps et de qualité

Évaluation:

Le projet répond aux attentes prédéterminées et assure une connexion plus fluide avec le bon service, avec un impact clair sur le temps et sur le gain en qualité des réponses fournies par le service compétent.

PJI021 Système de réservation de salles

Fin du projet : 12/2024

Objectif :

• intégrer un outil de réservation automatisé dans Outlook pour réserver des salles de réunion sans intervention du personnel de support.

Bénéfice pour les services concernés :

• gain de temps lors de la réservation des salles de réunion pour les collaborateurs et gain d’efficacité pour la gestion des salles de réunion.

Évaluation :

Le projet répond aux attentes en mettant en place un outil efficace qui a simplifié la procédure de réservation pour les collaborateurs.

PJI020 Gestion de l’identité pour l’accueil physique des visiteurs externes

Fin du projet : 01/2025

Objectifs :

• faciliter l’accueil et l’enregistrement des visiteurs externes grâce aux lecteurs d’identité ;
• numériser la création de badges visiteurs et automatiser le processus de sortie du bâtiment.

Bénéfice pour le service accueil concerné et les visiteurs externes :

• gain de temps grâce à l’enregistrement automatique des données personnelles.

Évaluation :

L’automatisation du processus d’enregistrement des visiteurs externes permet de gagner du temps lors de l’accueil des visiteurs et de simplifier la gestion pour le personnel de l’accueil.

PJI66a – Facturation électronique dans les maisons de soins psychiatriques (MSP)

Fin du projet: 04/2022

Objectifs:

• instaurer une facturation électronique et mensuelle (envoi des factures des MSP vers les organismes assureurs et des fichiers de décompte des organismes assureurs vers les MSP);
• supprimer le système des avances trimestrielles.

Résultats:

Fin février, début mars 2022, toutes les maisons de soins psychiatriques ont pu envoyer électroniquement leur décompte du mois de janvier 2022:

• les organismes assureurs fédéraux reçoivent les flux de données des services Member Data et la facturation de MyCarenet et transmettent les fichiers de facturation reçu via le service facturation de MyCarenet vers les organismes assureurs bruxellois afin qu’ils soient traités ;
• les fournisseurs de logiciels ont intégré les services Member Data et la facturation de MyCarenet dans leur(s) logiciel(s);
• un cadre réglementaire a été établi.

Bénéfices pour les secteurs concernés:

• processus plus sûr, diminution du risque d’erreurs, contrôles des factures automatisé, plus grande réactivité, gain de temps

Évaluation:

Concernant les MSP (4 sur 5 ont répondu à l’enquête):

Avantages:

• Gain de temps:
  • très important pour 2 MSP, à savoir 2 jours par mois, soit 24 jours par an;
  • appréciable pour 1 MSP (qui en chapeaute 2), qui était déjà plus avancée au niveau de la gestion de la facturation électronique, à savoir 2h par mois, soit 24 heures ou + de 3 jours sur l’année.

Autres avantages:

• un paiement plus rapide, un meilleur suivi des comptes, une vue sur la situation comptable mensuelle, la suppression de certains coûts postaux, la réception directe d’un accusé de réception.

Inconvénients:

• ils sont principalement liés à l’apprentissage du nouveau système pour les MSP qui n’y étaient pas familiarisées ou à des maladies de jeunesse, notamment liées aux fournisseurs de logiciels.

Concernant les mutuelles (3 sur 6 ont répondu à l’enquête):

Avantages:

• Gain de temps: entre 2 et 3 jours par mois, soit 24 à 36 jours par an;
• Autres avantages: diminution des erreurs, plus d’avances à gérer, rapidité de traitement, meilleur ciblage des blocages éventuels, simplicité, plus de pertes de documents (poste), procédure claire à respecter.

Inconvénients:

• les problématiques relevées ne sont pas un effet du passage à la facturation électronique.

PJI66b – Facturation électronique dans les maisons de repos (MR) et maisons de repos et de soins (MRS)

Objectifs:

• instaurer une facturation électronique et mensuelle (envoi des factures des MR et MRS vers les organismes assureurs et des fichiers de décompte des organismes assureurs vers les MR et MRS);
• supprimer le système des avances trimestrielles.

Bénéfices pour les secteurs concernés:

• processus plus sûr, diminution du risque d’erreurs, contrôles des factures automatisé, plus de réactivité, gain de temps

Résultats:

Le 1er avril 2023, tous les MRS et MR pourront soumettre leurs décomptes mensuels par voie électronique via la plateforme Iriscarenet, pour les flux de facturation électronique de ces institutions de soins

• les organismes assureurs fédéraux reçoivent les flux de données des services Member Data et la facturation de MyCarenet et transmettent les fichiers de facturation reçu via le service facturation de MyCarenet vers les organismes assureurs bruxellois afin qu’ils soient traités ;

• les fournisseurs de logiciels ont intégré les services Member Data et la facturation de MyCarenet dans leur(s) logiciel(s);
• un cadre réglementaire a été établi.

Bénéfices pour les secteurs concernés:

• processus plus sûr, diminution du risque d’erreurs, contrôles des factures automatisé, plus grande réactivité, gain de temps

Évaluation:

Prévu en 2024.

PJI36 – Finattest

Fin du projet : 12/2024

Objectif :

transmettre électroniquement au SPF Finances les données fiscales des institutions de soins agréées, en particulier des maisons de soins psychiatriques, des maisons de repos et des maisons de repos et de soins (voir projets PJI66a et 66b). Pour ce faire, mettre en place un flux d’information entre les organismes assureurs, le Collège intermutualiste national (CIN), Iriscare, la Banque-Carrefour de la sécurité sociale (BCSS) et le SPF Finances.

Bénéfices pour les secteurs concernés :

• plus grande fiabilité des données et gain de temps

Évaluation :

Le projet donne comme résultats une plus grande fiabilité des données et un gain de temps significatif lors du traitement des données pour les parties prenantes.

PJI161 SAREA (Sanctions administratives relatives aux institutions pour aînés)

Fin du projet : 12/2024

Objectif :

Développer une procédure automatisée et transparente de gestion des sanctions administratives des normes en cas de non-respect de celles-ci dans les institutions de soins pour personnes âgées (selon l’ordonnance modifiée du 15.12.2022 relative aux établissements d’accueil ou d’hébergement pour personnes âgées).

Bénéfice pour le service concerné :

Gestion des dossiers plus efficace et plus transparente.

Évaluation :

Le projet offre une plus grande transparence sur les règles relatives au non-respect des normes par les institutions pour personnes âgées concernées. L’automatisation de la procédure signifie un gain de temps dans la gestion des dossiers pour le service concerné.

PJI042 Aides individuelles – activer la compétence

Fin du projet : 04/2024

Objectifs :

• L’activation de la compétence Aides individuelles et aides à la mobilité s’inscrit dans la déclaration de politique générale du Collège réuni visant à reprendre la procédure de demande et de remboursement du PHARE et à l’organiser au niveau régional.
• Créer une nouvelle procédure de demande et de remboursement pour l’utilisateur via un guichet unique géré par les SMR.

Bénéfice pour les secteurs concernés :

• Le guichet unique permet une gestion centralisée, les utilisateurs pouvant facilement introduire leur demande.
• Via ce guichet, les utilisateurs peuvent suivre leurs remboursements.

Évaluation :

Une évaluation du projet est prévue lorsque toutes les données nécessaires seront disponibles, un an après l’entrée en vigueur du guichet unique.

PJI097 Test RC

Fin du projet : 01/2024

Objectifs :

• automatiser le contrôle du revenu cadastral pour le calcul des prestations familiales ;
• contrôle annuel du revenu cadastral par la consultation d’un flux numérique, sans intervention de l’assuré social ;
• traiter automatiquement les données patrimoniales afin que les organismes d’allocations familiales n’aient plus qu’à traiter le résultat final.

Bénéfice pour les secteurs concernés :

• Une simplification administrative du traitement des données pour le régulateur des prestations familiales et des organismes d’allocations familiales bruxellois.

Évaluation :

L’automatisation a engendré une simplification administrative du traitement des données pour le régulateur des prestations familiales et des organismes d’allocations familiales bruxellois.

PJI156 Contrôle RC

Fin du projet : 01/2024

Objectif :

Intégrer et traiter les données patrimoniales transmises par le contrôle administratif des prestations familiales.

Bénéfice pour les secteurs concernés :

Voir ci-dessus

Évaluation :

Voir ci-dessus.

PJI157 Suppression des chèques circulaires

Fin du projet : 12/2023

Objectifs :

• réaliser le passage à un système de paiement alternatif pour les paiements aux bénéficiaires des prestations familiales et de l’APA qui étaient effectués par chèques circulaires ;
• mettre en place d’une carte de paiement pour les bénéficiaires qui n’ont pas de numéro de compte.

Bénéfice pour l’utilisateur final :

• Les prestations familiales ou l’APA sont versées mensuellement sur une carte de paiement facile à utiliser.

Évaluation :

Le nombre de bénéficiaires sans numéro de compte a considérablement diminué, ce qui signifie qu’une carte de paiement n’a dû être créée que pour un nombre limité de bénéficiaires. Cela a permis de réduire considérablement la charge de travail liée à la gestion des dossiers des bénéficiaires ne disposant pas d’un numéro de compte pour le service concerné.

PJI037 Curas

Fin du projet : 02/2024

Objectifs :

• reprendre le financement des institutions de soins qui étaient financées au niveau fédéral par l’INAMI via l’application RaaS ;
• développer une nouvelle application pour reprendre la saisie des données et le financement des institutions de soins ;
• mettre en place un flux de données direct avec la Banque-carrefour de la sécurité sociale ;
• automatiser les contrôles de prix.

Bénéfices pour les secteurs concernés :

• simplification administrative et gain de temps grâce à la communication automatisée entre les institutions de soins et Iriscare ;
• consultation transparente des prix d’hébergement des différentes institutions de soins.

Évaluation :

Le projet répond à l’attente prévue et a comme résultats une simplification administrative et un gain de temps grâce à une communication automatisée entre les établissements de soins et Iriscare.

PJI038 Répertoire de données d’institut et de personnel (RIP)

Fin du projet : 06/2024

Objectif :

Automatiser la mise en relation des codes de sous-secteurs avec les dossiers corrects des lignes de travailleurs DmfA dans l’application Curas.

Bénéfices pour le service et les secteurs concernés :

• réduire la charge de travail et gagner du temps grâce à l’automatisation ;
• accroître la fiabilité des données.

Évaluation :

Le résultat du projet répond aux attentes et permet une simplification administrative de la charge de travail et une fiabilité accrue des données pour le service et les secteurs concernés.

PJI160 Base de données institutions de rééducation fonctionnelle

Fin du projet : 06/2024

Objectif :

• centraliser la gestion des conventions conclues des institutions de rééducation fonctionnelle

Bénéfice pour le service concerné :

• Une nouvelle base de données permet de gagner du temps et de réduire la charge de travail pour collecter des données statistiques dans le but d’améliorer la qualité des soins.

Évaluation :

La mise en place d’une nouvelle base de données pour la gestion centrale des conventions des institutions de rééducation fonctionnelle a engendré une simplification administrative pour le service et un gain de temps pour la collecte de données statistiques.

Principe ‘Once Only’ ou collecte unique des données

De quoi s’agit-il?

Il s’agit d’alléger les obligations administratives des personnes physiques et des personnes morales en leur garantissant que les données déjà disponibles dans une source authentique ne doivent plus être communiquées une nouvelle fois à une autorité publique.

On appelle « source authentique » un ensemble de données, détenues par un organisme qui a été désigné par un acte juridique pour en assurer la gestion, et qui font foi dans un domaine particulier de compétence.

Les données doivent concerner des personnes physiques ou morales ou des faits de droit.

Le principe ‘Once Only’ repose sur les 3 éléments suivants:

• un organisme public ne peut pas demander aux usagers (citoyens/entreprises) des informations déjà disponibles dans des sources authentiques;
• un usager ne fournit qu’une seule fois ses données à un organisme public;
• cet organisme les met ensuite à la disposition des autres organismes publics qui peuvent justifier un besoin légitime d’y accéder.

Once Only et respect de la vie privée

L’utilisation des données reprises dans les sources authentiques doit respecter

• des conditions strictes de sécurité et de confidentialité;
• le règlement général sur la protection des données (RGPD).

Les données obtenues

• ne peuvent être utilisées par les autorités publiques concernées que pour l’exécution de leurs missions légales;
• ne peuvent pas être communiquées à des tiers non autorisés.

Iriscare relève encore actuellement de la Banque carrefour de la sécurité sociale pour la gestion des échanges de données provenant de sources authentiques.

Liens utiles

Once Only

Protection des données

Principe ‘Once Only’ et formulaires

Ce principe s’applique aux formulaires électroniques et aux formulaires papier.

Afin de mettre en œuvre ce principe, Iriscare a entamé un projet ambitieux de simplification de ses formulaires.

Ce projet, lancé en avril 2022, a été précédé de plusieurs étapes:

1^ère étape: novembre et décembre 2021: formation de base: Comment rendre les formulaires plus efficaces et compatibles avec le principe ‘Once Only’ ?

Objectifs:

• sensibiliser les participants à la simplification des formulaires;
• les convaincre des avantages d’un formulaire efficace;
• définir avec eux les critères d’un formulaire efficace.

Réalisation:

• 4 sessions d’information (2 en français et 2 en néerlandais) ont été organisées;
• ces formations ont été données par Peter Bultijnck, collaborateur du département Services généraux;
• y ont participé une vingtaine de collaborateurs représentant les différents services concernés.

2^ème étape: février 2022: désignation d’un SPOC par département/service

Le SPOC est la personne de référence pour la mise en œuvre de la simplification des formulaires dans son département/service.

Phase 3 : de 2023 à 2025 : déploiement du projet

En concertation avec les Services traduction et communication, un flux de processus a été mis au point pour simplifier et adapter, étape par étape, les formulaires des différents départements et services.

Single Digital Gateway

Vous trouverez dans cette rubrique les informations utiles et les actions prises ou à prendre par Iriscare pour mettre en ligne certaines de ses procédures et répondre ainsi aux exigences européennes en la matière.

Qu’est-ce que c’est ?

Le Single Digital Gateway (SDG) est

• un portail numérique unique pour des informations, des procédures et des services d’assistance et de résolution de problèmes pour les citoyens et les entreprises dans l’Union Européenne;
• une exigence européenne en matière de simplification administrative.

Il donne accès en ligne aux citoyens et entreprises de tout Etat membre de l’UE à

• des informations;
• des procédures;
• des services d’assistance d’un autre Etat-membre de l’UE.

Source réglementaire:

Règlement (UE) 2018/1724 du Parlement européen et du  Conseil du 2 octobre 2018 établissant un portail numérique unique pour donner accès à des informations, à des procédures et à des services d’assistance et de résolution de problèmes, et modifiant le règlement (UE) n° 1024/2012

­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­Procédures concernées:

• demande et reconnaissance des qualifications professionnelles;
• démarches à réaliser par les institutions partenaires pour démarrer, poursuivre ou cesser une activité (autorisation, agrément, etc).

Réalisations Iriscare 2021:

• des fiches d’information ont été créées pour chacune des procédures concernées et mises en ligne dans le catalogue SDG;
• un plan d’action a été réalisé pour la mise en ligne des démarches/procédures répertoriées dans le catalogue.

Réalisations d’Iriscare en 2022:

En septembre 2022: lancement d’un projet en commun avec les SCR pour la digitalisation des procédures répertoriées.

Réalisations d’Iriscare en 2023:

Le développement et l’intégration du point d’accès ‘Irisbox’ pour la plateforme SDG. Cette première phase s’est principalement concentrée sur l’alignement avec les directives européennes sur la simplification administrative pour les citoyens et les institutions. Via Irisbox, les institutions de soins peuvent soumettre leurs demandes d’agréments et d’autorisations depuis le 1/1/2024. Une évaluation et un éventuel développement ultérieur sont prévus en 2024.

Réalisations d’Iriscare en 2024

L’application interne Cermit a été reliée au portail Irisbox et permet de poursuivre la numérisation du processus de demande d’agrément et d’autorisation des institutions de soins. La poursuite du développement et de l’intégration de la plateforme Cermit garantit un transfert sécurisé des informations et une réduction de la charge de travail administratif. L’achèvement du projet est prévu dans le courant de l’année 2025.