Maisons de repos

Autorisation spécifique de Mise en Service et d’Exploitation (ASMESE)

Lorsque l’on envisage d’ouvrir une maison de repos ou un centre de soins de jour, ou lorsqu’un établissement souhaite ouvrir de nouvelles places, la demande doit s’inscrire dans le cadre de la programmation transitoire.

La programmation transitoire fixe le nombre maximal de places pouvant donner lieu à une autorisation spécifique de mise en service et d’exploitation. Un nombre maximal est fixé par type de place, MRPA, MRS, CS, CSJ, c’est-à-dire pour les places liées à un financement forfaitaire de la part d’Iriscare.

Pour pouvoir faire une demande d’autorisation spécifique de mise en service et d’exploitation (ASMESE), il faut donc désormais :

que des places se libèrent dans la programmation, donc que le nombre de places agréées, constituant l’offre actuelle, soit moins élevé que le plafond fixé dans l’arrêté ;
que les crédits budgétaires soient disponibles pour en permettre leur financement forfaitaire ;
que les ministres décident de l’ouverture de places par type de place, MRPA, MRS, CS ou CSJ.

La décision des ministres, d’ouvrir ou non des places et si oui, de quel type, est prise chaque année en janvier. Les établissements ont alors jusqu’au 15 février pour adresser leur demande à Iriscare, selon les modalités indiquées dans l’arrêté.

Précisons également que les établissements appartenant au secteur privé commercial ne peuvent actuellement pas demander une autorisation pour de nouvelles places en maison de repos. En vue d’équilibrer la répartition de l’offre d’établissements pour aînés entre les secteurs commercial, public et associatif, l’ordonnance prévoit qu’aucune autorisation pour l’exploitation de places de maisons de repos ne sera octroyée aux établissements appartenant au secteur privé à but lucratif, tant que ce secteur représente une part de plus de 50 % du total des places qui sont agréées en tant que places de maison de repos (art. 7, §1, 10° de l’ordonnance du 24 avril 2008 relative aux établissements pour aînés). Les places MRS, de court séjour et de CSJ ne sont pas soumises à cette restriction.

Texte légal

Autorisation de travaux et dérogation aux normes architecturales

Lorsque l’on envisage d’ouvrir une nouvelle maison de repos, il est courant que l’on doive réaliser un certain nombre de travaux afin de mettre le bâtiment en conformité avec les normes architecturales prescrites par la règlementation.

Il convient dès lors d’introduire auprès des ministres compétents pour l’Aide aux personnes une demande d’autorisation de travaux, sous la forme d’un dossier descriptif dont le contenu est précisé à l’art. 6 de l’Arrêté du Collège réuni du 4/06/2009, dossier qui fera l’objet d’un accusé de réception du Service Institutions aux personnes âgées et aux personnes handicapées et d’une demande de compléments si nécessaire.

Le traitement de la demande fera l’objet d’une proposition de décision qui sera soumise pour approbation à la Commission technique « accueil et prise en charge des dépendances » (en son absence, au Conseil de gestion de la Santé et de l’Aide aux personnes) avant d’être soumise, pour décision, aux ministres compétents pour l’Aide aux personnes.

Textes légaux : art. 9 – 10 Ordo 24/04/08 – art. 5 – 6 ACR 4/06/09

Il est possible de demander, via une demande motivée et justifiée adressée au Service Institutions aux personnes âgées et aux personnes handicapées, de bénéficier, à titre exceptionnel (par exemple si le bâtiment n’offre pas la possibilité d’un aménagement spécifique) d’une dérogation aux normes architecturales.

Textes légaux : art. 11 Ordo 24/04/08 – art. 256 ACR 3/12/09

Formulaires : Prochainement disponible

Autorisation de fonctionnement provisoire (AFP) et renouvellement d’autorisation de fonctionnement provisoire

Quand on désire exploiter des lits préalablement autorisés, il convient d’entamer la procédure d’agrément proprement dite. La première étape de cette procédure consiste à demander aux ministres compétents pour l’Aide aux personnes une autorisation de fonctionnement provisoire, en introduisant auprès du Service Institutions aux personnes âgées et aux personnes handicapées un dossier descriptif dont le contenu est précisé à l’art. 8 de l’Arrêté du Collège réuni du 4/06/2009, dossier qui fera l’objet d’un accusé de réception et d’une demande de compléments si nécessaire.

Une fois le dossier complété, le Service Institutions aux personnes âgées et aux personnes handicapées mandate la Direction Contrôle des Services du Collège réuni afin de réaliser une visite en vue de vérifier le respect des normes réglementaires et rédiger un rapport d’inspection sur lequel s’appuie le Service Institutions aux personnes âgées et aux personnes handicapées pour rédiger une proposition de décision d’autorisation de fonctionnement provisoire qu’il soumet, dans un premier temps, pour approbation, à la Commission technique « accueil et prise en charge des dépendances » (en son absence, au Conseil de gestion de la Santé et de l’Aide aux personnes) puis, dans un deuxième temps, pour décision, aux ministres compétents pour l’Aide aux personnes.

Durant cette autorisation de fonctionnement provisoire (ou durant son renouvellement de maximum 1 an), la Direction Contrôle des Services du Collège réuni réalisera une ou plusieurs visites afin de vérifier le respect des normes réglementaires. Les observations réalisées lors de ces visites seront consignées dans un rapport qui sera soumis au Service Institutions aux personnes âgées et aux personnes handicapées avec une proposition de réponse (positive, avec une proposition de durée d’agrément, ou négative).

Textes légaux : art. 13 Ordo 24/04/08 – art. 7 – 9 ACR 4/06/09

Agrément (AGT) et renouvellement d’agrément

Quand la Direction Contrôle des Services du Collège transmet son rapport au Service Institutions aux personnes âgées et aux personnes handicapées, celui-ci rédige une proposition de décision d’agrément qu’il soumet, dans un premier temps, pour approbation, à la Commission technique « accueil et prise en charge des dépendances » (en son absence, au Conseil de gestion de la Santé et de l’Aide aux personnes) puis, dans un deuxième temps, pour décision, aux ministres compétents pour l’Aide aux personnes.

Cet agrément est limité dans le temps (durée maximale de 6 ans). Six mois avant l’expiration de cet agrément, le Service Institutions aux personnes âgées et aux personnes handicapées enverra au gestionnaire un questionnaire d'identification, qu’il s’agira de retourner avec une version actualisée des documents fournis lors de la demande d’agrément (art. 15 de l’Arrêté du Collège réuni du 4/06/2009), dossier qui fera l’objet d’un accusé de réception et d’une demande de compléments si nécessaire.

Une fois le dossier complété, le Service Institutions aux personnes âgées et aux personnes handicapées mandate la Direction Contrôle des Services du Collège réuni afin de réaliser une nouvelle visite pour vérifier le respect des normes réglementaires et rédiger un rapport d’inspection sur lequel s’appuie le Service Institutions aux personnes âgées et aux personnes handicapées pour rédiger une proposition de renouvellement d’agrément qu’il soumet, dans un premier temps, pour approbation, à la Commission technique « accueil et prise en charge des dépendances » (en son absence, au Conseil de gestion de la Santé et de l’Aide aux personnes) puis, dans un deuxième temps, pour décision, aux ministres compétents pour l’Aide aux personnes.

Textes légaux : art. 11, 12 et 16 Ordo 24/04/08 – art. 10 – 15 ACR 4/06/09

Modification en cours d’agrément

Tout projet de modification en cours d’agrément (par exemple, en cas de modification de capacité, de fusion ou de mise en portefeuille de lits) doit faire l’objet d’une demande à introduire auprès du Service Institutions aux personnes âgées et aux personnes handicapées, celui-ci se chargeant d’élaborer et de de soumettre une proposition de décision aux ministres compétents pour l’Aide aux personnes.

Texte légal : art. 16 Ordo 24/04/08

Admission de personnes âgées de moins de 60 ans

Les maisons de repos et les maisons de repos et de soins peuvent héberger jusqu’à 10% de personnes âgées de moins de 60 ans par rapport à leur capacité totale agréée, à condition de respecter les conditions prévues (relatives à la catégorie de dépendance selon l’échelle de Katz et aux troubles perturbateurs du comportement non constatés ou stabilisés), qu’un plan d’accompagnement ait été élaboré pour cette personne et que l’admission a fait l’objet d’une demande d’autorisation préalable auprès d’Iriscare.

Ces dispositions valent pour tout type de place : MR, MRS et court séjour.

A partir du 1er janvier 2025, ces conditions sont vérifiées par l’organisme assureur du bénéficiaire, qui délivre l’autorisation préalable. Les modalités sont expliquées dans la circulaire du 20 novembre 2024.

Texte légaux :

Art. 12 §2 ACR 18/01/2024 de l’arrêté du 18 janvier 2024 fixant les nouvelles normes d’agrément
AM 23/05/2024 exécutant l’article 12 §2 2° de l’arrêté du 18 janvier 2024 fixant les nouvelles normes d’agrément
circulaire du 1^er juillet 2024 précisant la notion de « trouble perturbateur du comportement »

Single Digital Gateway

Si vous le souhaitez, vous pouvez introduire vos demandes d’agrément et d’autorisation via le portail régional bruxellois IRISbox. Cette nouveauté s’inscrit dans notre engagement envers une gestion plus efficace des procédures administratives et répond aux normes établies par le règlement 2018/1724 du Parlement européen et du Conseil du 2 octobre 2018, établissant un portail numérique unique.

Pour utiliser cette nouvelle fonctionnalité, connectez-vous simplement au portail IRISbox, cliquez sur l’onglet « Entreprise » et sélectionnez la section « Mes agréments ». Sur cette page, vous y trouverez non seulement le formulaire dédié pour soumettre vos demandes, mais également un aperçu de tous vos dossiers pour un suivi simplifié et efficace.

Vous pouvez également consulter toutes vos données d’entreprise en vous dirigeant vers la section « Gestion ». Sous la rubrique « Informations entreprise », vous trouverez un onglet « Données COCOM » récapitulant tous les détails et informations dont dispose notre administration.

En cas de question, veuillez-vous adresser à l’adresse mail professionels@iriscare.brussels. Vous trouverez également plus d’informations sur le portail Irisbox et ses fonctionnalités dans le manuel d’utilisation MyCocom.

Approbation de la nomination du directeur

En cas de changement de direction, les établissements d’hébergement des personnes âgées doivent demander au Fonctionnaire dirigeant d’Iriscare l’approbation de la nomination de la nouvelle direction. La direction doit, préalablement à son entrée en fonction, être au minimum titulaire d’un diplôme d’enseignement supérieur non universitaire et suivre une formation de minimum 500 heures auprès d’une université ou d’un centre de formation reconnu par la Commission communautaire commune ou une autre Communauté ou Commission communautaire compétente. Cette formation est réduite à 100 heures pour les titulaires d’un diplôme en gestion hospitalière; les titulaires d’un diplôme en gestion hospitalière axé sur la gériatrie, sont dispensés de cette formation complémentaire. A noter que, par dérogation et pour une durée maximale de deux ans, le gestionnaire peut engager comme directeur une personne qui suit la formation de directeur.

Texte légal : art. 184, 1°, al. 2, ACR 3/12/09

Approbation de la formation du directeur

Le directeur est tenu de participer à une formation continue agréée d’au moins trois jours par an (sur des thèmes tels que la lutte contre la maltraitance et la qualité des soins, la diversité et la participation des personnes âgées). Les opérateurs de formation doivent demander au Fonctionnaire dirigeant d’Iriscare l’agrément du programme de formation au plus tard un mois avant leur organisation.

Texte légal : art. 186 ACR 3/12/09

Approbation de la formation du personnel

L’ensemble du personnel est tenu de suivre une formation continue agréée de trente heures par an au moins (sur des thèmes tels que la lutte contre la maltraitance et la qualité des soins, la diversité et la participation des personnes âgées). Les opérateurs de formation doivent demander au Fonctionnaire dirigeant d’Iriscare l’agrément du programme de formation. L’établissement doit établir un plan de formation continuée pour son personnel, s’étalant sur deux ans et le transmettre, pour approbation, au Service Institutions aux personnes âgées et aux personnes handicapées.

Texte légal : art. 183 ACR 3/12/09

Contrôle des prix

Suite à la loi spéciale de 6 janvier 2014 relative à la sixième Réforme de l’Etat et à l’Ordonnance du 23 mars 2017 portant création de l’Office bicommunautaire de la santé, de l’aide aux personnes et des prestations familiales, dénommé IRISCARE, la compétence » Contrôle des prix » a été transférée à la Direction Budget, Financement et Monitoring d’Iriscare.

Toute notification d’indexation de prix, toute demande de hausse de prix ou de marges doit être envoyée à la Direction Budget, Financement et Monitoring d’Iriscare par mail et/ou par lettre recommandée avec avis de réception, rue Belliard n° 71 boîte 2, 1040 Bruxelles. Les établissements d’accueil pour personnes âgées ne peuvent appliquer de hausse de prix ou de hausse de marges sans demande préalable (Art. 2 de l’A.M. du 12-08-2005).

Pour l’ouverture de nouveaux services ou la fourniture de nouveaux produits, les établissements pour personnes âgées sont libres de fixer les prix. L’action de la Direction Budget, Financement et Monitoring se limite au contrôle du caractère « nouveaux produits et services », conformément aux dispositions de l’article 6 de l’AM du 12/08/2005. Elle a donc dix jours pour vérifier l’aspect nouveau et donné son avis. La notification doit reprendre la mention « notification de prix du nouveau bâtiment, service nouveau et/ou produit nouveau », accompagnée d’un descriptif du produit (s’il s’agit d’une chambre, une description de la surface, des éléments intérieurs tels que la douche, télé, etc.) ou du service (par exemple, un supplément).

Pour la hausse de prix ou de marges, deux procédures existent: l’une simplifiée, pour les demandes d’indexation des prix, l’autre, complète, pour les demandes de hausse de prix hors indexation.

Concernant la procédure simplifiée (art. 5 de l’AM du 12-08-2005), l’établissement notifie à la Direction Budget, Financement et Monitoring les prix d’hébergement indexés à l’évolution de l’indice des prix à la consommation, sur une période de maximum 36 mois précédant le mois au cours duquel la notification est réceptionnée. A défaut d’un refus de la Direction Budget, Financement et Monitoring dans les 10 jours qui suivent la réception de la notification, les prix indexés peuvent être appliqués au plus tôt, à partir du quinzième jour à dater de la réception de la notification.
Formulaire obligatoire de demande d'indexation.

Notez que la hausse de prix des produits et/ou services qui sont offerts et facturés aux résidents en supplément du prix d’hébergement ne peut pas faire l’objet d’une procédure d’indexation, mais doit suivre la procédure complète.

Quant à la procédure complète (art. 2 et 3 de l’AM du 12-08-2005), l’établissement introduit sa demande à la Direction Budget, Financement et Monitoring par mail et/ou par lettre recommandée avec avis de réception. Pour que la demande soit recevable, l’établissement doit fournir toutes les informations prévues à l’article 3, § 2 de l’AM du 12-08-2005. Toutefois, la Direction Budget, Financement et Monitoring pourrait demander de complément d’informations (cfr; art.7 de l’AM du 12-08-2005). Le formulaire obligatoire de demande de hausse de prix ou de marges se trouve ici. Lorsque la demande n’est pas complète, la Direction Budget, Financement et Monitoring en avertit l’établissement dans les dix jours qui suivent la date de la réception en indiquant les données manquantes. Dans les soixante jours qui suivent la réception de la demande complète, la décision Fonctionnaire dirigeant ( au nom des Ministres du collège réuni compétents pour l’Aide aux personnes) est signifiée à l’établissement qui peut appliquer la hausse autorisée dès le jour de la réception de cette décision.

Documents

Les instructions concernant les prestations fédérales, ainsi que le dessin d’enregistrement, peuvent être consultés sur le site internet de l’INAMI.

Facturation électronique

A partir du 01/04/23, toutes les maisons de repos pour personnes âgées (MR), maisons de repos et de soins (MRS) et centres de soins de jour (CSJ) passent à la facturation électronique mensuelle à Bruxelles.

Les logiciels qui ont obtenu les approval assessments nécessaires auprès du Collège Intermutualiste National (CIN) sont :

‘CareConnect Admin+’ de Corilus
- Consulter la présentation pdf
‘CareConnect Admin’ (Geracc) de Corilus
‘Beoogo’ de Beoogo
- Consulter la présentation pdf
- Démo du logiciel Beoogo
‘WoonZorg Management (WZM) / Dossier de Facturation et administration (DFI)’ de Caresolutions (Malta Belgium)
- Consulter la présentation pdf
‘FactMrMrs’ de ACIS (logiciel non commercial)

Iriscare a organisé le 02/12/22 un webinaire au cours duquel plusieurs fournisseurs de logiciels ont présenté leur logiciel agréé lors d’une démonstration.
Visualiser le webinaire du 02/12/22.

Curas

Depuis janvier 2023, Iriscare travaille avec sa propre application de financement Curas, qui remplace l’application fédérale RaaS. Cette nouvelle application est destinée au financement des mesures de fin de carrière (pour les MRPA, MRS, CSJ, IHP, MSP, REVA et PALL), de l’intervention forfaitaire (pour les MRPA, MRS et CSJ) et du troisième volet (pour les MRPA, MRS et CSJ).

Iriscare collecte via Curas les données relatives au personnel de votre organisation afin de calculer, payer et communiquer le financement aux établissements de soin Bruxellois. Via Curas, Iriscare souhaite vous offrir un outil transparent pour échanger des données de financement de manière sécurisée avec votre établissement de soin.

Les gestionnaires d’accès et les utilisateurs enregistrés peuvent se connecter via ce lien Curas, avec la carte d’identité électronique (e-id) ou via la méthode d’identification « itsme« .