Table of contents
Wat is administratieve vereenvoudiging?
Als overheidsinstelling is het voor Iriscare belangrijk om de administratieve stappen voor zijn partners en de sociaal verzekerden te vergemakkelijken en te beperken.
Wat houdt dit concreet in?
- de formaliteiten die ze moeten vervullen zoveel mogelijk beperken;
- alle administratieve formaliteiten snel, goedkoop en gemakkelijk uitvoerbaar maken;
- de doeltreffendheid en betrouwbaarheid van de administratie verbeteren door zich te richten op de gebruikers van de diensten.
Hoe doen we dit?
- de processen en procedures herbekijken;
- de regelgeving en formulieren vereenvoudigen;
- digitale technologie inzetten (e-government);
- de informatie op een transparante manier meedelen aan de partners en de sociaal verzekerden.
Lopende projecten
Er zijn verschillende projecten opgestart om het eenvoudiger te maken voor de sociaal verzekerden en de partners van Iriscare. Deze projecten worden opgevolgd in het meer globale kader van het projectmanagement (PMO) en worden uitgevoerd volgens de methodologie die is uitgewerkt voor alle projecten van Iriscare.
PJI36 – Finattest
Doelstelling:
De fiscale gegevens van de erkende zorginstellingen, meer bepaald de psychiatrische verzorgingstehuizen, rusthuizen en rust- en verzorgingstehuizen, elektronisch bezorgen aan de FOD Financiën (zie project PJI66a en 66b). Daartoe moet een informatieflux worden opgezet tussen de verzekeringsinstellingen, het Nationaal Intermutualistisch College (NIC), Iriscare, de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) en de FOD Financiën.
Voordelen voor de betrokken sectoren:
- grotere betrouwbaarheid van de gegevens en tijdbesparing
Verwachte einddatum van het project: 31 december 2023
PJG151 – Single Digital Gateway
Meer informatie over Single digital gateway
Doelstellingen:
- de Europese regelgeving naleven;
- de instellingen, die erkend zijn door de GGC (Iriscare en de Diensten van het Verenigd College), de mogelijkheid bieden om vergunnings- of erkenningsaanvragen digitaal in te dienen via het Irisbox-portaal en op de hoogte te blijven van de voortgang van hun aanvraag;
- de administratieve vereenvoudiging en uitwisseling van vereiste documenten bevorderen;
- veilig documenten uitwisselen;
- procedures en documenten standaardiseren en uniformiseren;
- de werklast voor de erkenningsaanvragen verminderen.
Voordelen voor de betrokken sectoren:
- tijdsbesparing, betere opvolging van aanvragen, veilige overdracht van informatie
Verwachte einddatum van het project: december 2025
PJI152 – Vereenvoudiging van de formulieren
Meer informatie over Once Only
Doelstelling:
- de inhoud van de aan burgers en partnerinstellingen toegezonden formulieren verbeteren om ze toegankelijker, leesbaarder en efficiënter te maken.
Ambitie:
- we gebruiken alleen een formulier als het nodig is of als het de beste oplossing is;
- onze formulieren zijn aangepast aan de bestaande procedures en toepassingen;
- al onze formulieren zijn conform het ‘Once Only’-principe;
- onze formulieren zijn leesbaar en gebruiksvriendelijk;
- de burgers en onze professionele partners vullen de formulieren van Iriscare correct in.
Voordelen voor de burgers en partnerinstellingen:
- tijdsbesparing, gebruiksgemak, verzending van volledige en correcte gegevens voor een optimaal beheer van hun dossier
Verwachte einddatum van het project: december 2024
Voltooide projecten
De volgende projecten inzake administratieve vereenvoudiging zijn op heden afgerond.
PJG17 – Optimalisering van het telefonisch onthaal
Einde van het project: 02/2022
Doelstellingen:
- de rechtstreekse toegankelijkheid van de diensten van Iriscare verbeteren;
- ervoor zorgen dat telefonische oproepen bij de juiste persoon in de juiste dienst terechtkomen;
- het aantal oproepen dat niet passend wordt beantwoord tot een absoluut minimum beperken.
Resultaten:
- de activering van een nieuw telefoonnummer voor Iriscare: 02/435.64.00;
- een nieuw telefoniesysteem met keuzemenu NL/FR zodat de beller meteen in de juiste taal wordt aangesproken;
- een gebruiksvriendelijke tool waarmee de onthaalmedewerkers heel snel de juiste dienst en contactpersoon kunnen vinden in de juiste taal;
- de onthaalmedewerkers zijn opgeleid en worden nog verder gecoacht om klant- en oplossingsgericht te communiceren;
- alle diensten van Iriscare en de DVC zijn gesensibiliseerd via de SPOC’s voor dit project;
- het systeem zorgt ervoor dat de klant teruggebeld wordt als de contactpersonen binnen de diensten niet aanwezig zijn.
Voordelen voor de burgers en partnerinstellingen:
- een snel antwoord op hun vragen door de bevoegde dienst: tijd- en kwaliteitswinst
Evaluatie:
Een analyse van de voordelen op het niveau van de administratieve lasten voor de burgers en de partnerinstellingen is aan de gang.
PJI22 – Overheidsopdrachtencentrale – e-cat
Einde van het project: 02/2022
Doelstellingen:
- een aankoopcentrale oprichten voor de persoonlijke beschermingsmiddelen die bestemd zijn voor de door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, Iriscare, de Diensten van het Verenigd College, de Franse Gemeenschapscommissie of de Vlaamse Gemeenschapscommissie erkende of gesubsidieerde instellingen en diensten die in het Brussels Gewest zijn gevestigd;
- een gebruikersraad en een expertenpanel oprichten;
- een catalogus van beschikbare producten online zetten (e-cat).
Resultaten:
- het centrale aanbestedingsplatform is op 5 januari 2021 van start gegaan;
- het biedt de Brusselse instellingen een ruim assortiment hoogwaardige beschermingsmiddelen (e-cat) tegen een zeer aantrekkelijke prijs;
- de gebruikersraad en het expertenpanel vergaderen wanneer dat nodig is.
Voordelen voor de betrokken sectoren:
- gemakkelijke bevoorrading, kwaliteitsgarantie voor het materiaal, voordeligere prijs (aankoop van grote hoeveelheden), tijdwinst
Evaluatie:
- het tevredenheidspercentage dat uit een eerste enquête onder de ingeschreven instellingen en de kopers naar voren komt, bedraagt 73%;
- een analyse van het voordeel op het niveau van de administratieve kosten voor de partnerinstellingen is aan de gang.
PJI23 – aanleg van een solidaire roterende strategische voorraad van medisch beschermingsmateriaal
Einde van het project: 02/2022
Doelstellingen:
- een strategische roterende voorraad aanleggen om tekorten aan medische beschermingsmateriaal te voorkomen en te voorzien in de dringende behoeften van de Brusselse instellingen op dit gebied;
- een geautomatiseerd softwareprogramma opzetten voor het beheer van de voorraden en de rapportage van de gegevens.
Resultaten:
- een strategische voorraad van medisch beschermingsmateriaal werd aangelegd en zal aan de behoeften worden aangepast;
- de software voor het voorraadbeheer en het scanningsinstrument zijn operationeel sinds december 2022 en de rapportage van de gegevens uit deze software werd op 01/02/2022 geactiveerd.
Voordeel voor de betrokken sectoren:
- de bevoorradingszekerheid van kwaliteitsvolle medisch beschermingsmateriaal tijdens een gezondheidscrisis, op basis van het interfederale solidariteitsbeginsel
Evaluatie:
Het voordeel voor de betrokken sectoren is vergelijkbaar met het eraan verbonden e-cat-project.
PJI66a – Elektronische facturering in de psychiatrische verzorgingstehuizen (PVT’s)
Einde van het project: april 2022
Doelstellingen:
- een elektronische en maandelijkse facturering invoeren (facturen van de PVT’s versturen naar de verzekeringsinstellingen en eindafrekeningen van de verzekeringsinstellingen versturen naar de PVT’s);
- het systeem van kwartaalvoorschotten afschaffen.
Resultaten:
Eind februari, begin maart 2022 konden alle psychiatrische verzorgingstehuizen hun afrekening van januari 2022 elektronisch insturen:
- de federale verzekeringsinstellingen ontvangen de gegevensstromen van de dienst Member Data en de facturatie van MyCarenet en versturen de facturatiebestanden die via de facturatiedienst van MyCarenet werden ontvangen naar de Brusselse verzekeringsinstellingen voor de verwerking ervan;
- de softwareleveranciers hebben de dienst Member Data en de facturatie van MyCarenet in hun software geïntegreerd;
- er is een regelgevend kader opgesteld.
Voordelen voor de betrokken sectoren:
- betrouwbaarder proces, lager foutenrisico, geautomatiseerde controle van de facturen, meer reactiviteit, tijdwinst
Evaluatie:
Wat de PVT’s betreft (vier van de vijf hebben de enquête beantwoord)
Voordelen:
- Tijdwinst:
- zeer groot voor twee PVT’s, namelijk twee dagen per maand, of 24 dagen per jaar;
- voordelig voor 1 PVT (dat er twee overkoepelt), dat al verder gevorderd was met het beheer van elektronische factureringen, namelijk twee uur per maand dat betekent 24 uur of meer dan drie dagen per jaar.
Andere voordelen:
- snellere betaling, beter toezicht op de rekeningen, zicht op de maandelijkse boekhoudkundige situatie, afschaffing van bepaalde postkosten, direct ontvangst van een ontvangstbewijs.
Nadelen:
- deze houden voornamelijk verband met de leercurve voor de PVT’s die niet vertrouwd waren met het nieuwe systeem of met kinderziekten, vooral met softwareleveranciers.
Wat de ziekenfondsen betreft (drie van de zes hebben de enquête beantwoord):
Voordelen:
- Tijdwinst: twee à drie dagen per maand, of tussen 24 en 36 dagen per jaar;
- Andere voordelen: minder fouten, geen voorschotten meer te beheren, snelle verwerking, betere focus op mogelijke blokkades, eenvoud, geen verlies van documenten (post) meer, duidelijke procedure om te volgen.
Nadelen:
- de vastgestelde problemen zijn geen gevolg van de overschakeling op elektronische facturering.
PJI66b – Elektronische facturering in de Rust-en Verzorgingstehuizen en de Rustoorden voor bejaarden (RVT – ROB)
Einde van het project: oktober 2023
Doelstellingen:
- een elektronische en maandelijkse facturering invoeren (facturen van de RVT’s en de ROB’s versturen naar de verzekeringsinstellingen en eindafrekeningen van de verzekeringsinstellingen versturen naar de RVT’s en de ROB’s);
- het systeem van kwartaalvoorschotten afschaffen.
Resultaten:
Op 1 april 2023 konden alle RVT’s en ROB’s hun maandelijkse afrekeningen elektronisch insturen via het platform Iriscarenet, voor de elektronische facturatiestromen van deze zorginstellingen.
- de federale verzekeringsinstellingen ontvangen de gegevensstromen van de dienst Member Data en de facturatie van Iriscarenet en versturen de facturatiebestanden die via de facturatiedienst van Iriscarenet werden ontvangen naar de Brusselse verzekeringsinstellingen voor de verwerking ervan;
- de softwareleveranciers hebben de dienst Member Data en de facturatie van Iriscarenet in hun software geïntegreerd;
- er is een regelgevend kader opgesteld.
Voordelen voor de betrokken sectoren:
- betrouwbaarder proces, lager foutenrisico, geautomatiseerde controle van de facturen, meer reactiviteit, tijdwinst.
Evaluatie:
Voorzien in 2024.
Het ‘Once Only’-principe of eenmalige gegevensverzameling
Waarover gaat het?
Doel is de administratieve verplichtingen van natuurlijke en rechtspersonen te verlichten door ervoor te zorgen dat gegevens, die reeds in een authentieke bron beschikbaar zijn, niet opnieuw aan een overheidsinstantie hoeven te worden meegedeeld.
Onder ‘authentieke bron’ verstaat men een verzameling gegevens die in het bezit zijn van een instelling die krachtens een rechtshandeling is aangeduid om in te staan voor het beheer ervan, en die bewijskracht hebben in een specifiek bevoegdheidsgebied.
De gegevens moeten betrekking hebben op natuurlijke of rechtspersonen of op rechtsfeiten.
Het ‘Once Only’-principe is gebaseerd op de volgende drie elementen:
- een overheidsinstelling mag gebruikers (burgers/bedrijven) niet om informatie vragen die al beschikbaar is in authentieke bronnen;
- een gebruiker levert maar eenmaal zijn gegevens aan een overheidsinstelling;
- die instelling stelt ze vervolgens ter beschikking van andere overheidsinstellingen die een legitieme reden hebben om ze te raadplegen.
Once Only en eerbiediging van de privacy
Bij het gebruik van gegevens uit authentieke bronnen moet rekening worden gehouden met
- strikte veiligheids- en vertrouwelijkheidsvoorwaarden;
- de algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
De verkregen gegevens
- mogen alleen door de betrokken overheidsinstanties worden gebruikt voor de uitvoering van hun wettelijke taken;
- mogen niet aan onbevoegde derden worden meegedeeld.
Iriscare valt momenteel nog onder de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid voor het beheer van de gegevensuitwisseling uit authentieke bronnen.
Nuttige links
Het ‘Once Only’-principe en formulieren
Dit principe geldt zowel voor elektronische als voor papieren formulieren.
Om het ‘Once Only’-principe toe te passen is Iriscare een ambitieus project gestart om zijn formulieren te vereenvoudigen.
Aan het project, dat in april 2022 van start ging, gingen verschillende fasen vooraf:
Fase 1: november en december 2021: basisopleiding: Hoe formulieren efficiënter maken volgens het ‘Once Only’-principe?
Doelstellingen:
- de deelnemers bewustmaken van het nut van de vereenvoudiging van formulieren;
- hen overtuigen van de voordelen van efficiënte formulieren;
- samen met hen de criteria bepalen voor doeltreffende formulieren.
Uitvoering:
- vier informatiesessies werden georganiseerd (twee in het Frans en twee in het Nederlands);
- deze opleidingen werden gegeven door Peter Bultijnck van het departement Algemene Diensten;
- ongeveer twintig medewerkers hebben eraan deelgenomen. Zij vertegenwoordigden de verschillende betrokken diensten.
Fase 2: februari 2022: aanduiding van een SPOC per departement/dienst
De SPOC is de referentiepersoon voor de uitvoering van de vereenvoudiging van de formulieren in zijn/haar departement/dienst.
Single Digital Gateway
In deze rubriek vindt u nuttige informatie en de acties die Iriscare heeft ondernomen of nog moet ondernemen om bepaalde procedures online te plaatsen en zo te voldoen aan de Europese eisen op dit gebied.
Waarover gaat het?
De Single Digital Gateway (SDG) is:
- één enkel digitaal portaal voor informatie, procedures, diensten voor ondersteuning en hulp bij problemen voor burgers en bedrijven in de Europese Unie;
- een Europese eis op het vlak van administratieve vereenvoudiging.
De SDG geeft burgers en bedrijven uit alle lidstaten van de EU online toegang tot:
- informatie;
- procedures;
- ondersteuningsdiensten van andere EU-lidstaten.
Regelgevende bron:
Verordening (EU) 2018/1724 van het Europees Parlement en de Raad van 2 oktober 2018 tot oprichting van één digitale toegangspoort voor informatie, procedures en diensten voor ondersteuning en probleemoplossing en houdende wijziging van Verordening (EU) nr. 1024/2012
Betrokken procedures:
- aanvraag en erkenning van beroepskwalificaties;
- stappen die de partnerinstellingen moeten ondernemen om een activiteit te starten, voort te zetten of te beëindigen (vergunning, erkenning, …).
Verwezenlijkingen van Iriscare in 2021:
- voor alle betrokken procedures werden informatiefiches opgesteld, die online geplaatst werden in de SDG-catalogus;
- er werd een actieplan opgesteld om de geïnventariseerde stappen en procedures in de catalogus online te plaatsen.
Verwezenlijkingen van Iriscare in 2022:
In september 2022: start van een gezamenlijk project met de DVC om de vermelde procedures te digitaliseren.
Verwezenlijkingen van Iriscare in 2023:
De ontwikkeling en de integratie van de toeganspoort ‘Irisbox’ voor het platform SDG. Deze eerste fase richtte zich voornamelijk om zich in regel te stellen met de Europese richtlijnen omtrent de administratieve vereenvoudiging voor burgers en instellingen. Via Irisbox kunnen de zorginstellingen sinds 1/1/2024 hun aanvragen voor erkenningen en vergunningen indienen. Een evaluatie en eventueel verdere ontwikkeling wordt voorzien in 2024.