Autorisation spécifique de Mise en Service et d’Exploitation (ASMESE)
Lorsque l’on envisage d’ouvrir une nouvelle résidence-services, il convient de demander au préalable aux ministres compétents pour l’Aide aux personnes une autorisation spécifique de mise en service et d’exploitation.
Cette demande se fait par la remise au Services Institutions aux personnes handicapées et aux personnes âgées d’un dossier descriptif, dont le contenu est précisé à l’art. 3 de l’Arrêté du Collège réuni du 4/06/2009, dossier qui fera l’objet d’un accusé de réception et d’une demande de compléments si nécessaire.
Le traitement de la demande fera l’objet d’une proposition de décision qui sera soumise à la Commission technique « accueil et prise en charge des dépendances ». La commission technique donne un avis sur le dossier et le Conseil de gestion fait une proposition de décision aux Ministres.
Textes l̩gaux : Art. 6 Р8 Ordo 24/04/08 РArt. 2 Р4 ACR 4/06/09
Autorisation de travaux et dérogation aux normes architecturales
Lorsque l’on envisage d’ouvrir une nouvelle résidence-services, il est courant que l’on doive réaliser un certain nombre de travaux afin de mettre le bâtiment en conformité avec les normes architecturales prescrites par la règlementation.
Il convient dès lors d’introduire auprès des ministres compétents pour l’Aide aux personnes une demande d’autorisation de travaux, sous la forme d’un dossier descriptif dont le contenu est précisé à l’art. 6 de l’Arrêté du Collège réuni du 4/06/2009, dossier qui fera l’objet d’un accusé de réception du Services Institutions aux personnes handicapées et aux personnes âgées et d’une demande de compléments si nécessaire.
Le traitement de la demande fera l’objet d’une proposition de décision qui sera soumise à la Commission technique « accueil et prise en charge des dépendances ». La commission technique donne un avis sur le dossier et le Conseil de gestion fait une proposition de décision aux Ministres.
Textes l̩gaux : Art. 9 Р10 Ordo 24/04/08 РArt. 5 Р6 ACR 4/06/09
Il est possible de demander, via une demande motivée et justifiée adressée au Services Institutions aux personnes handicapées et aux personnes âgées, de bénéficier, à titre exceptionnel (par exemple si le bâtiment n’offre pas la possibilité d’un aménagement spécifique) d’une dérogation aux normes architecturales.
Le traitement de la demande fera l’objet d’une proposition de décision qui sera soumise à la Commission technique « accueil et prise en charge des dépendances ». La commission technique donne un avis sur le dossier et le Conseil de gestion fait une proposition de décision aux Ministres.
Textes l̩gaux : Art. 11 Ordo 24/04/08 РArt. 256 ACR 3/12/09
Autorisation de fonctionnement provisoire (AFP) et renouvellement d’autorisation de fonctionnement provisoire
Quand on désire exploiter des appartements ou des studios préalablement autorisés, il convient d’entamer la procédure d’agrément proprement dite. La première étape de cette procédure consiste à demander aux ministres compétents pour l’Aide aux personnes une autorisation de fonctionnement provisoire, en introduisant auprès du Services Institutions aux personnes handicapées et aux personnes âgées un dossier descriptif dont le contenu est précisé à l’art. 8 de l’Arrêté du Collège réuni du 4/06/2009, dossier qui fera l’objet d’un accusé de réception et d’une demande de compléments si nécessaire.
Une fois le dossier complété, le Services Institutions aux personnes handicapées et aux personnes âgées mandate la Direction Contrôle des Services du Collège réuni afin de réaliser une visite et rédiger un rapport d’inspection sur lequel s’appuie le Services Institutions aux personnes handicapées et aux personnes âgées pour rédiger une proposition de décision d’autorisation de fonctionnement provisoire qu’il soumet, dans un premier temps pour approbation, à la Commission technique « accueil et prise en charge des dépendances » (en son absence, au Conseil de gestion de la Santé et de l’Aide aux personnes) puis, dans un deuxième temps, pour décision, aux ministres compétents pour l’Aide aux personnes.
Durant cette autorisation de fonctionnement provisoire (ou durant son renouvellement de maximum 1 an), la Direction Contrôle des Services du Collège réuni réalisera une ou plusieurs visites afin de vérifier le respect des normes règlementaires. Les observations réalisées lors de ces visites seront consignées dans un rapport qui sera soumis au Services Institutions aux personnes handicapées et aux personnes âgées avec une proposition de réponse (positive, avec une proposition de durée d’agrément, ou négative).
Textes légaux : art. 13 Ordo 24/04/08 – art. 7 – 9 ACR 4/06/09
Agrément et prorogation d’agrément
Quand la Direction Contrôle des Services du Collège transmet son rapport au Services Institutions aux personnes handicapées et aux personnes âgées, celui-ci rédige une proposition de décision d’agrément qu’il soumet à la Commission technique « accueil et prise en charge des dépendances ». La commission technique donne un avis sur le dossier et le Conseil de gestion fait une proposition de décision aux Ministres.
Cet agrément est limité dans le temps (durée maximale de 6 ans). Six mois avant l’expiration de cet agrément, le Services Institutions aux personnes handicapées et aux personnes âgées enverra au gestionnaire un questionnaire d'identification, qu’il s’agira de retourner avec une version actualisée des documents fournis lors de la demande d’agrément (art. 15 de l’Arrêté du Collège réuni du 4/06/2009), dossier qui fera l’objet d’un accusé de réception et d’une demande de compléments si nécessaire.
Une fois le dossier complété, le Services Institutions aux personnes handicapées et aux personnes âgées mandate la Direction Contrôle des Services du Collège réuni afin de réaliser une nouvelle visite pour vérifier le respect des normes réglementaires et rédiger un rapport d’inspection sur lequel s’appuie le Services Institutions aux personnes handicapées et aux personnes âgées pour rédiger une proposition de renouvellement d’agrément qu’il soumet à la Commission technique « accueil et prise en charge des dépendances ». La commission technique donne un avis sur le dossier et le Conseil de gestion fait une proposition de décision aux Ministres.
Textes légaux : art. 11, 12 et 16 Ordo 24/04/08 – art. 10 – 15 ACR 4/06/09
Modification en cours d’agrément
Tout projet de modification en cours d’agrément (par exemple, en cas de modification de capacité, de fusion ou de mise en portefeuille de lits) doit faire l’objet d’une demande à introduire auprès du Services Institutions aux personnes handicapées et aux personnes âgées, celle-ci se chargeant d’élaborer et de de soumettre une proposition de décision aux ministres compétents pour l’Aide aux personnes.
Texte légal : art. 16 Ordo 24/04/08
Si vous le souhaitez, vous pouvez introduire vos demandes d’agrément et d’autorisation via le portail régional bruxellois IRISbox. Cette nouveauté s’inscrit dans notre engagement envers une gestion plus efficace des procédures administratives et répond aux normes établies par le règlement 2018/1724 du Parlement européen et du Conseil du 2 octobre 2018, établissant un portail numérique unique.
Pour utiliser cette nouvelle fonctionnalité, connectez-vous simplement au portail IRISbox, cliquez sur l’onglet « Entreprise » et sélectionnez la section « Mes agréments ». Sur cette page, vous y trouverez non seulement le formulaire dédié pour soumettre vos demandes, mais également un aperçu de tous vos dossiers pour un suivi simplifié et efficace.
Vous pouvez également consulter toutes vos données d’entreprise en vous dirigeant vers la section « Gestion ». Sous la rubrique « Informations entreprise », vous trouverez un onglet « Données COCOM » récapitulant tous les détails et informations dont dispose notre administration.
En cas de question, veuillez-vous adresser à l’adresse mail professionels@iriscare.brussels. Vous trouverez également plus d’informations sur le portail Irisbox et ses fonctionnalités dans le manuel d’utilisation MyCocom.
Contrôle des prix
Toute notification d’indexation de prix, toute demande de hausse de prix ou de marges doit être envoyée à la Direction Budget, Financement et Monitoring d’Iriscare par mail et/ou par lettre recommandée avec avis de réception, rue Belliard n° 71 boîte 2, 1040 Bruxelles. Les établissements d’accueil pour personnes âgées ne peuvent appliquer de hausse de prix ou de hausse de marges sans demande préalable (Art. 2 de l’A.M. du 12-08-2005).
Pour l’ouverture de nouveaux services ou la fourniture de nouveaux produits, les établissements pour personnes âgées sont libres de fixer les prix. L’action de la Direction Budget, Financement et Monitoring se limite au contrôle du caractère « nouveaux produits et services », conformément aux dispositions de l’article 6 de l’AM du 12/08/2005. Elle a donc dix jours pour vérifier l’aspect nouveau et donné son avis. La notification doit reprendre la mention « notification de prix du nouveau bâtiment, service nouveau et/ou produit nouveau », accompagnée d’un descriptif du produit (s’il s’agit d’une chambre, une description de la surface, des éléments intérieurs tels que la douche, télé, etc.) ou du service (par exemple, un supplément).
Pour la hausse de prix ou de marges, deux procédures existent: l’une simplifiée, pour les demandes d’indexation des prix, l’autre, complète, pour les demandes de hausse de prix hors indexation.
Concernant la procédure simplifiée (art. 5 de l’AM du 12-08-2005), l’établissement notifie à la Direction Budget, Financement et Monitoring les prix d’hébergement indexés à l’évolution de l’indice des prix à la consommation, sur une période de maximum 36 mois précédant le mois au cours duquel la notification est réceptionnée. A défaut d’un refus de la Direction Budget, Financement et Monitoring dans les 10 jours qui suivent la réception de la notification, les prix indexés peuvent être appliqués au plus tôt, à partir du quinzième jour à dater de la réception de la notification.
Formulaire obligatoire de demande d'indexation.
Notez que la hausse de prix des produits et/ou services qui sont offerts et facturés aux résidents en supplément du prix d’hébergement ne peut pas faire l’objet d’une procédure d’indexation, mais doit suivre la procédure complète.
Quant à la procédure complète (art. 2 et 3 de l’AM du 12-08-2005), l’établissement introduit sa demande à la Direction Budget, Financement et Monitoring par mail et/ou par lettre recommandée avec avis de réception. Pour que la demande soit recevable, l’établissement doit fournir toutes les informations prévues à l’article 3, § 2 de l’AM du 12-08-2005. Toutefois, la Direction Budget, Financement et Monitoring pourrait demander de complément d’informations (cfr; art.7 de l’AM du 12-08-2005). Le formulaire obligatoire de demande de hausse de prix ou de marges se trouve ici. Lorsque la demande n’est pas complète, la Direction Budget, Financement et Monitoring en avertit l’établissement dans les dix jours qui suivent la date de la réception en indiquant les données manquantes. Dans les soixante jours qui suivent la réception de la demande complète, la décision Fonctionnaire dirigeant ( au nom des Ministres du collège réuni compétents pour l’Aide aux personnes) est signifiée à l’établissement qui peut appliquer la hausse autorisée dès le jour de la réception de cette décision.
